Вопрос: Работник не забрал свою трудовую книжку при увольнении. Каковы действия работодателя? Можно ли отправить ему уведомление о получении трудовой книжки простым письмом без уведомления, зарегистрировав его в журнале исходящей документации? Может ли эта запись быть доказательством отправки письма?
Ответ: Работодателю следует отправить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения на все имеющиеся у него адреса уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Уведомление, направленное простым письмом без уведомления с записью регистрации в журнале исходящей документации работодателя, не признается в качестве надлежащего доказательства.
До момента передачи трудовой книжки работнику ее необходимо хранить у работодателя (срок хранения составляет 75 лет).
Обоснование: Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ).
Обратите внимание!
Задержка выдачи трудовой книжки в установленный ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ срок является основанием для привлечения организации к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях и материальной ответственности по ст. 234 ТК РФ.
В рассматриваемом случае работодателю необходимо иметь доказательства не только отправки письма в день увольнения работника, но и факта получения уведомления работником. Журнал исходящей документации не доказывает получение уведомления работником. Надлежащим доказательством даты отправки уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а также содержания этого письма будет являться заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения.
Следует отметить, что суды не принимают в качестве надлежащего доказательства уведомление путем направления телефонограмм или осуществления телефонных звонков (Определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 26.10.2012 N 18-КГ12-37, Московского городского суда от 07.10.2010 N 33-31515).
Представляется, что направлять уведомление нужно на все имеющиеся у организации адреса работника (регистрации и проживания). Такая процедура будет свидетельствовать о максимальной осмотрительности в действиях работодателя и принятии им всех необходимых мер к своевременной выдаче трудовой книжки, даже в случае если эти уведомления будут фактически не доставлены работнику, например возвращены отправителю с почтовой отметкой "Отсутствие адресата" (Кассационное определение Верховного суда Республики Калмыкия от 12.01.2012 по делу N 33-18/2012г.).
Обратите внимание!
Направление работнику трудовой книжки по почте, не получив от него предварительного на это согласия, также является нарушением трудового законодательства, за что работодатель может быть привлечен к административной ответственности (ст. 84.1 ТК РФ, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
В случае если работник за книжкой не явился и от него не получено письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте, ее следует хранить в организации до момента выдачи работнику. Срок хранения составляет 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Подготовлено на основе материала
И.А. Васильева,
советника государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
17.09.2018
