Вопрос: Как оформить кадровые документы и локальные акты организации (коллективный договор, должностные инструкции, положения об оплате труда и др.) при смене общества с дополнительной ответственностью, созданного до 01.09.2014, на ООО?
Ответ: При смене ОДО, созданного до 01.09.2014, на ООО все принятые/оформленные ОДО внутренние (локальные) и кадровые документы сохраняют свою юридическую силу, поэтому их замена в обязательном порядке не требуется. В то же время организация не лишена права внести изменения в ранее оформленные ею кадровые документы и локальные акты. Действующее законодательство не содержит четкого порядка действий в данном случае.
Обоснование: С 1 сентября 2014 г. вступили в силу поправки в Гражданский кодекс РФ, внесенные Федеральным законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ "О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации" (далее - Закон N 99-ФЗ). ГК РФ исключил из числа возможных организационно-правовых форм юридических лиц общество с дополнительной ответственностью (ОДО) (ст. 95 ГК РФ в редакции, действовавшей до 01.09.2014, ч. 1 ст. 3 Закона N 99-ФЗ). С этого момента к ОДО применяются положения ГК РФ об обществах с ограниченной ответственностью (ООО) (п. 1 ч. 8 ст. 3 Закона N 99-ФЗ).
Законом N 99-ФЗ не предусмотрена необходимость проведения перерегистрации юридических лиц в связи с вступлением в силу поправок (ч. 10 ст. 3 Закона N 99-ФЗ). Юридические лица могут привести свои уставы и наименование в соответствие с указанным Законом N 99-ФЗ при первой необходимости их изменить (ч. 7 ст. 3 Закона N 99-ФЗ). В момент внесения изменений учредительные документы организации нужно будет привести в соответствие с новыми требованиями гл. 4 ГК РФ (в редакции, действующей с 01.09.2014) и изменить наименование на ООО, зарегистрировав в ЕГРЮЛ соответствующие изменения (пп. "а", "б" п. 1, п. 5 ст. 5, ст. ст. 17, 18 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей").
При этом, как следует из ч. 7 ст. 3 Закона N 99-ФЗ, изменение фирменного наименования юридического лица в связи с приведением его в соответствие с нормами гл. 4 ГК РФ не требует внесения изменений в правоустанавливающие и иные документы, содержащие его прежнее фирменное наименование.
Закон N 99-ФЗ не уточняет, что понимается под иными документами, содержащими его прежнее наименование. По нашему мнению, под иными документами следует понимать любые документы, в которых упоминается прежнее наименование организации и которые были оформлены официальными органами (например, свидетельства о государственной регистрации юридических лиц, о постановке на налоговый учет, о праве собственности на объекты недвижимости, лицензии и т.п.), а также внутренние документы общества - организационные, распорядительные, учетно-расчетные документы, кадровые документы и локальные акты организации и прочее, оформленные обществом в процессе его хозяйственной деятельности до приведения учредительных документов в соответствие с нормами гл. 4 ГК РФ.
Следовательно, все принятые/оформленные ОДО внутренние (локальные), кадровые и иные документы сохраняют свою юридическую силу, поэтому их замена в обязательном порядке не требуется.
В то же время организация не лишена права внести изменения в ранее оформленные ею кадровые документы и локальные акты.
Считаем, что изменения вносить следует в те документы, в которых отражается наименование работодателя, а именно: внести актуальное наименование следует в локальные акты, трудовые договоры с работниками, трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2) и т.д.
Отметим, что действующее законодательство не содержит четкого порядка действий в данном случае. Мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.
В связи с переименованием организации необходимо оформить приказ по основной деятельности. В приказе следует указать, что в связи с переименованием ОДО на ООО, оформленным записью в ЕГРЮЛ о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, за соответствующим государственным регистрационным номером, использовать новое наименование во всей кадровой документации и локальных актах организации. В связи с этим внести в кадровые документы и локальные акты запись о переименовании организации.
Трудовое законодательство не требует внесения изменений в локальные акты при переименовании организации. Так, коллективный договор сохраняет свое действие в случаях изменения наименования организации (ч. 4 ст. 43 Трудового кодекса РФ). Аналогично продолжают действовать и иные локальные акты. В то же время в соответствии со ст. 44 ТК РФ организация вправе внести изменения и дополнения в коллективный договор.
В случае внесения таких изменений в локальные акты изменения могут быть внесены как путем издания изменений к ним, в которых следует указать, что наименование работодателя читать следующим образом, либо посредством простого зачеркивания старого наименования, указания нового и внесения заверительной надписи: "Исправленному верить", однако во втором случае следует указать реквизиты документа, в силу которого осуществляются действия по изменению локальных актов (приказ о переименовании).
По вопросу о необходимости внесения изменений в трудовые договоры с работниками отметим следующее. Согласно ст. 57 ТК РФ содержание трудового договора составляет совокупность двух групп элементов: сведений (ч. 1 ст. 57 ТК РФ) и условий (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). При этом в соответствии со ст. 72 ТК РФ дополнительное соглашение к трудовому договору обязательно заключается сторонами в письменной форме только при изменении условий такого трудового договора. Наименование работодателя закон относит к сведениям, указываемым в трудовом договоре, но не к его условиям. Прежнее наименование работодателя хоть и является устаревшим, но в трудовом договоре имеется, поэтому вносить сведения об изменении наименования организации не обязательно, хотя и не запрещено. Изменение наименования работодателя не препятствует исполнению трудового договора и никак не влияет на трудовые отношения с работниками. Юридический же факт тождественности организации-работодателя со старым наименованием и организации с новым наименованием существует независимо от внесения изменений в трудовой договор и подтверждается сведениями, содержащимися в едином государственном реестре юридических лиц (п. п. 1 и 5 ст. 5 Федерального закона N 129-ФЗ).
При внесении изменений в трудовые договоры о переименовании организации это можно оформить несколькими вариантами: можно включить измененные сведения в сам текст трудового договора, применив по аналогии порядок, предусмотренный ч. 3 ст. 57 ТК РФ. При этом изменения нужно внести и в экземпляры трудовых договоров, которые находятся на руках у работников, что в некоторых случаях может быть затруднительно; либо заключить дополнительные соглашения, указав в них дату, с которой было изменено наименование работодателя (дата внесения изменений в ЕГРЮЛ).
При внесении записи о переименовании в трудовую книжку работника отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляются основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Датой переименования также будет день внесения изменений в ЕГРЮЛ.
При внесении новых сведений о наименовании юридического лица в личные карточки работников (форма N Т-2) необходимо учитывать, что законодательно вопрос внесения изменений в личные карточки работников, не касающихся сведений о самом работнике, не регулируется. Поэтому произвести такие изменения можно путем зачеркивания прежних сведений и записывания новых данных со ссылкой на изменяющий документ (приказ и его реквизиты), которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Также необходимо внести новое наименование в шаблоны (бланки) кадровых документов (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).
Кроме того, новое наименование организации указывается на обложке книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Действующие нормативно-правовые акты прямо не устанавливают порядок действий в ситуации, когда организация изменила свою организационно-правовую форму и название, а прежнее наименование организации указано на обложке книги учета. Если организация изменила свои организационно-правовую форму и название, а прежнее наименование организации указано на обложке книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то необходимо на обложке указать новое наименование организации, а прежнее - заключить в скобки.
В соответствии с п. 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) при изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Указанной процедурой можно воспользоваться и в случае необходимости отражения переименования организации на обложке книги учета: на обложке указать новое наименование организации, а прежнее - заключить в скобки.
Таким же образом можно поступить и с другими действующими в организации журналами и книгами.
Л.В.Попова
АКГ "Панацея ПРОФ"
02.12.2015
