Вопрос: Работник организации направлен в командировку. Для проезда в место командировки и обратно работником с согласия работодателя был арендован автомобиль. Как в этом случае подтвердить срок командировки для целей исчисления налога на прибыль?
Ответ: В связи с тем что фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки, в случае когда для проезда в место командировки и обратно работник воспользовался арендованным автомобилем, таким документом может служить договор с транспортной организацией, в котором указан срок аренды автомобиля.
Во избежание споров с проверяющими организации необходимо в локальном нормативном акте, касающемся возмещения командировочных расходов, изложить перечень первичных документов и порядок возмещения расходов на проезд в случае направления работников в командировки на арендованном транспорте.
Обоснование: В ст. 168 Трудового кодекса РФ определено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд, расходы на наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
В соответствии с абз. 1 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), в редакции, действующей с 08.01.2015, фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В п. 26 Положения установлено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных расходах, связанных с командировкой.
В п. 12 Положения определено, что, в частности, в командировочные расходы включаются расходы на проезд транспортом общего пользования при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты.
В рассматриваемом случае работник при направлении в командировку воспользовался арендованным автомобилем и, как следствие, он не может представить проездные документы (билеты).
В Письме Минфина России от 29.04.2015 N 03-03-06/1/24840 (далее - Письмо) разъясняется порядок подтверждения расходов на проезд в случае, если командированный работник направился в место командировки на служебном автомобиле. Полагаем, что нормы данного Письма могут применяться и в случае направления в командировку на арендованном автомобиле.
В Письме Минфин России разъяснил, что оправдательными документами для целей определения срока командировки, в которую работник направился на служебном транспорте, могут быть любые правильно оформленные первичные учетные документы, свидетельствующие о фактическом нахождении работника в пути.
Полагаем: в связи с тем что фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки, в случае когда для проезда в место командировки и обратно работник воспользовался арендованным автомобилем, таким документом может служить договор с транспортной организацией, в котором указан срок аренды автомобиля.
Вместе с тем в Письме Роструда от 10.04.2015 N 831-6-1 указано, что порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте законодательно не урегулирован. Такой порядок может быть установлен локальным нормативным актом, изданным в соответствии со ст. 8 ТК РФ.
Учитывая изложенное, полагаем, что во избежание споров с проверяющими организации необходимо в локальном нормативном акте, касающемся возмещения командировочных расходов, изложить перечень первичных документов и порядок возмещения расходов на проезд в случае направления работников в командировки на арендованном транспорте.
Л.Б.Чернышева
ООО "ИК Ю-Софт"
Региональный информационный центр
13.08.2015
