Вопрос: Организация регулярно направляет своих работников в командировки. Для этих целей со сторонней организацией заключен договор об оказании услуг по бронированию номеров и размещению работников в гостиницах. Стоимость проживания в гостинице входит в стоимость услуг по договору и оплачивается по выставленным счетам сторонней организации. Документов из гостиниц, подтверждающих стоимость проживания, у организации нет. Перед отъездом в командировку работники получают ваучеры на заселение в гостиницы.
Вправе ли организация в целях исчисления налога на прибыль учесть в командировочных расходах стоимость проживания в гостинице согласно акту оказанных услуг к соответствующему договору?
Ответ: Организация не вправе учесть в командировочных расходах по налогу на прибыль стоимость проживания в гостинице согласно акту оказанных услуг к договору об оказании услуг по бронированию номеров и размещению работников в гостиницах, если не утвержден авансовый отчет и в выставленных счетах и акте оказанных услуг не указаны данные, позволяющие идентифицировать командированных работников.
Обоснование: Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на наем жилого помещения.
НК РФ не предусмотрен конкретный перечень документов, которыми должны подтверждаться командировочные расходы, в том числе и расходы на наем жилого помещения.
Также положениями НК РФ не установлено понятие "командировки", в связи с чем в силу п. 1 ст. 11 НК РФ данное понятие следует определять в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы на наем жилого помещения.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам для работодателей, не являющихся федеральными государственными органами (государственными органами субъектов Российской Федерации), государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, федеральными государственными учреждениями (государственными учреждениями субъектов Российской Федерации), органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Пунктом 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), установлено, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Согласно п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Согласно п. 14 Положения расходы на бронирование и наем жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ, которой, как указано выше, установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ.
Таким образом, если внутренними документами организации закреплено, что работнику перед выездом в командировку денежный аванс на оплату расходов на наем жилого помещения не выдается, а выдается ваучер на заселение в гостиницу, то у работника отсутствуют основания для включения расходов на наем жилого помещения в авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.
Подпунктом 5 п. 7 ст. 272 НК РФ предусмотрено, что датой осуществления внереализационных и прочих расходов для расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета. При этом данный порядок установлен вне зависимости от того, оплатил ли эти расходы сам работник, а значит, данные расходы отражены в его авансовом отчете, или оплату расходов на командировку осуществил работодатель, что означает их отсутствие в авансовом отчете командированного работника (см. Письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58).
Следовательно, без утвержденного авансового отчета расходы на наем жилого помещения в целях исчисления налога на прибыль организаций в качестве расходов на командировки в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ признаны быть не могут.
При этом наличие счета, выставленного организацией, оказавшей услуги по бронированию номеров и размещению работников в гостинице, а также акта оказанных услуг без указания в них данных, позволяющих идентифицировать командированных работников, не может быть рассмотрено в качестве достаточного основания для признания расходов на бронирование номеров и размещение работников в гостинице соответствующими положениям ст. 252 НК РФ ввиду невозможности соотнесения этих расходов с командировками конкретных работников.
И.Н.Игнатьева
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
05.09.2015
