Вопрос: Вправе ли организация оформлять и хранить приказы о премировании только в электронном виде, если унифицированная форма приказов не применяется и подписи работников об ознакомлении с приказом не ставятся? Могут ли проверяющие инстанции привлечь к ответственности за отсутствие приказов в бумажной форме?
Ответ: Организация вправе хранить приказы в электронном виде, подписанные квалифицированной электронной подписью. В этом случае проверяющие инстанции привлечь к ответственности за отсутствие приказов в бумажной форме не смогут, поскольку подписанные квалифицированной электронной подписью приказы будут равнозначны документам на бумажном носителе.
Обоснование: Обязанность ведения кадровой документации является одной из обязанностей работодателя.
Согласно п. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, приказы, распоряжения, документы, связанные с поощрением, награждением, оплатой труда, премированием, различными выплатами, хранятся в течение 75 лет и относятся к документации по личному составу работников.
Следует отметить, что сроки хранения документов не зависят от формы документов - бумажной или электронной.
Приказами по личному составу, как правило, оформляют процедуры, которые регулируют трудовые правоотношения между работником и работодателем, например: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, поощрение и взыскание. На основании указанных приказов ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников.
Ознакомление с приказами по личному составу осуществляется по требованию Трудового кодекса РФ, например: приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись - требование ст. 68 ТК РФ; с приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись - требование ст. 84.1 ТК РФ; ознакомление с приказом о взыскании - требование ст. 193 ТК РФ.
Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта.
Согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Согласно указанному Закону N 402-ФЗ требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета.
Согласно п. 3 Информации Минфина России N ПЗ-13/2015 "О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков" до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, применяются Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее), и Правила организации и хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
Из вышеизложенного следует, что законодательство позволяет организации хранить и передавать в архив документы в бумажном виде и (или) в электронном виде.
Следовательно, первичные учетные документы должны составляться по форме на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, или по формам, самостоятельно разработанным организацией с соблюдением требований действующего законодательства о наличии обязательных реквизитов.
Необходимо заметить, что бывают премии, которые необходимо оформлять приказами о поощрении и вносить о них записи в трудовые книжки работников, - это премии, которыми работники поощряются за определенные достижения. И есть премии, которые входят в систему оплаты труда и в трудовые книжки не вносятся и, следовательно, имеют иную правовую природу, поэтому могут быть оформлены приказами в произвольной форме, и не требующих ознакомления работников под роспись. О размере премии работники узнают из расчетных листков, которые им выдаются в обязательном порядке.
Условия использования электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе.
Таким образом, поскольку законодательством не установлено иное, первичные документы могут составляться в электронном виде и храниться на машинных носителях информации. При этом они должны быть заверены ЭЦП уполномоченных лиц в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ.
С учетом изложенного приказы о премировании, составленные в электронном виде, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным должностным лицом этой организации и заверенным печатью данного органа, соответственно, подлежат принятию и привлечь к ответственности за отсутствие данных документов на бумажном носителе нельзя.
В.И.Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
30.06.2016
