Вопрос: Московская организация имеет филиалы в областных центрах. Кадровое делопроизводство ведется в центральном офисе, там же находится книга учета движения трудовых книжек. Как получить подпись увольняющегося из филиала работника в книге учета движения трудовых книжек, если трудовая книжка ему передана? Правомерно ли направить ему ксерокопию книги учета, чтобы он в ней расписался? Достаточно ли приобщить к книге учета расписку работника?
Ответ: Если трудовая книжка в филиал организации была привезена лицом, уполномоченным принимать трудовые книжки и ответственным за их хранение, то правильнее всего отправить с данным лицом и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и при вручении этим лицом трудовой книжки уволенному работнику получить его роспись в книге учета. Для отправления трудовой книжки по почте работодателю необходимо запросить письменное согласие работника, которое и прикладывается к книге учета вместе с почтовым уведомлением о получении работником трудовой книжки. Направление ксерокопии книги учета для того, чтобы работник в ней расписался и тем самым подтвердил получение трудовой книжки, неправомерно. Также неправомерно приложить к книге учета расписку работника о том, что он получил трудовую книжку.
Обоснование: Согласно ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Таким образом, приказом работодателя назначается ответственное лицо, которое вправе выдавать работникам трудовые книжки, следовательно, оно и ведет книгу учета движения трудовых книжек.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).
Законодательством не предусмотрена роспись работника в ксерокопии книги учета движения трудовых книжек.
Таким образом, если трудовая книжка была выдана работнику на руки в филиале, то, следовательно, она должна была быть выдана ответственным на то лицом, которое также обязано вести книгу движения трудовых книжек и предоставлять работнику в ней расписаться при получении трудовой книжки.
Лицо, не уполномоченное соответствующим приказом работодателя, не имеет права выдавать трудовую книжку работнику.
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил).
Следовательно, если трудовая книжка была направлена работнику филиала почтой, то в книгу движения трудовых книжек прикладываются согласие работника на пересылку трудовой книжки, почтовое уведомление о получении работником трудовой книжки и чек.
Иного способа передачи работнику трудовой книжки и получения росписи работника в книге движения трудовых книжек трудовым законодательством не предусмотрено.
Таким образом, если трудовая книжка в филиал организации была привезена лицом, уполномоченным принимать трудовые книжки и ответственным за их хранение, то правильнее всего отправить с данным лицом и книгу учета движения трудовых книжек и при вручении этим лицом трудовой книжки уволенному работнику получить его роспись в книге учета. Для отправления трудовой книжки по почте работодателю необходимо запросить письменное согласие работника, которое и прикладывается к книге учета вместе с почтовым уведомлением о получении работником трудовой книжки. Направление ксерокопии книги учета для того, чтобы работник в ней расписался и тем самым подтвердил получение трудовой книжки, неправомерно. Также неправомерно приложить к книге учета расписку работника о том, что он получил трудовую книжку.
В дополнение сообщаем, что за нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях - предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Г.Г.Амирова
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
27.11.2015
