Вопрос: Работник получил по заявлению аванс на хозяйственные нужды. В бухгалтерском учете банком сделана проводка по счету 60308. Через несколько дней работник вернулся и сообщил, что хочет возвратить всю сумму, так как отпала необходимость в приобретении ранее необходимых хозяйственных принадлежностей.
Банком для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, используется унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Просим разъяснить: нужно ли в таком случае составлять авансовый отчет или достаточно сделать оприходование денежных средств в кассу на основании приходного кассового ордера?
Ответ: По нашему мнению, основанием для отражения в бухгалтерском учете возвращаемых подотчетным лицом денежных средств независимо от их объема является авансовый отчет подотчетного лица.
Однако существует и иная позиция по указанному вопросу, в соответствии с которой оформление авансового отчета при возврате полной суммы, выданной под отчет, не является необходимым. Такой возврат может быть оформлен только приходным кассовым ордером.
Обоснование: Согласно ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются в числе прочих факты хозяйственной жизни, активы и обязательства. Для целей Закона N 402-ФЗ фактами хозяйственной деятельности признаются: сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (ст. 3 Закона N 402-ФЗ).
По нашему мнению, выдачу денежных средств подотчетному лицу с целью осуществления хозяйственных расходов для обеспечения деятельности банка, равно как и возврат подотчетным лицом неизрасходованных денежных средств, выданных под отчет, следует рассматривать как факт хозяйственной деятельности.
На основании ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом, как предписано ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
Таким образом, по нашему мнению, и выдача денежных средств под отчет, и их возврат подотчетным лицом должны быть подтверждены соответствующим первичным учетным документом.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Это закреплено ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Из текста вопроса следует, что банк для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, использует унифицированную форму N АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Учет расчетов с работниками по денежным средствам, выдаваемым под отчет, осуществляется в соответствии с п. 6.7 ч. II Приложения к Положению о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации (утв. Банком России 16.07.2012 N 385-П), на балансовых счетах 60307 и 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам".
По дебету счета 60308 учитываются суммы выдаваемых под отчет денежных средств в корреспонденции со счетами по учету кассы, а также суммы денежных средств, переведенные работнику, находящемуся в связи со служебной необходимостью вне кредитной организации, в корреспонденции со счетами по учету незавершенных расчетов с операторами услуг платежной инфраструктуры и операторами по переводу денежных средств; суммы недостач денежных средств и других материальных ценностей, возникших в результате кассовых просчетов, хищений и других злоупотреблений, допущенных работниками кредитной организации, в корреспонденции с соответствующими счетами.
По кредиту счета 60308 отражаются на основании отчетов суммы использованных денежных средств, а также сдаваемых денежных средств в корреспонденции со счетами по учету расходов, материальных запасов, расчетов с поставщиками, подрядчиками и покупателями, кассы; погашение сумм недостач денежных средств и других ценностей, возникших в результате кассовых просчетов, хищений и других злоупотреблений, в корреспонденции с соответствующими счетами.
Кроме того, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" предусмотрено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
То есть, на наш взгляд, основанием для отражения в бухгалтерском учете возвращаемых подотчетным лицом денежных средств независимо от их объема является авансовый отчет подотчетного лица.
Отмечаем, что существует и иная позиция по указанному вопросу, в соответствии с которой оформление авансового отчета при возврате полной суммы, выданной под отчет, не является необходимым. Такой возврат может быть оформлен только приходным кассовым ордером. Такой подход признан обоснованным, например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 21.02.2005 N А56-33543/04. Однако следует обратить внимание на тот факт, что такой подход применен судом при рассмотрении вопроса в аспекте признания действий юридического лица административным правонарушением.
Допускаем, что при рассмотрении вопроса контролирующими органами с точки зрения правомерности бухгалтерского учета вследствие наличия прямого указания об обязательности использования в данном случае авансового отчета в качестве первичного учетного документа, содержащегося в нормативном акте Банка России, могут быть сделаны выводы, совпадающие с точкой зрения консультантов.
Аудиторско-консультационная группа
"Коллегия Налоговых Консультантов"
30.11.2015
