Вопрос: В 2015 г. работница уволилась из организации. В 2016 г. она просит предоставить ей справку по форме 2-НДФЛ за 2015 г. Какие данные указывать в справке по форме 2-НДФЛ, если: 1) организация сменила свой юридический адрес; 2) работница вышла замуж и изменила фамилию и место жительства?
Ответ: По нашему мнению, при смене юридического адреса организации необходимо предоставить справку по форме 2-НДФЛ с новыми КПП и ОКТМО, а при изменении фамилии и адреса проживания налогоплательщика справка по форме 2-НДФЛ может быть заполнена работодателем как по старым, так и по новым данным налогоплательщика.
Обоснование: Форма справки 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ "Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме". Эта унифицированная форма обязательна к применению и изменению не подлежит. Приказ ФНС России N ММВ-7-11/485@ вступил в силу с 08.12.2015.
В Приказе ФНС России N ММВ-7-11/485@ представлен Порядок заполнения формы сведений о доходах физического лица "Справка о доходах физического лица" (форма 2-НДФЛ) (далее - Порядок заполнения справки по форме 2-НДФЛ). Согласно Порядку заполнения справки по форме 2-НДФЛ в разд. 1 указываются данные о налоговом агенте, в том числе код ОКТМО, ИНН и КПП.
В настоящее время отсутствуют официальные разъяснения по заполнению справки по форме 2-НДФЛ в случае смены юридического адреса организации. С одной стороны, у организации были старые КПП и ОКТМО, но с другой стороны, справку по форме 2-НДФЛ выдает то же самое юридическое лицо, но с новым юридическим адресом (новыми КПП и ОКТМО).
По нашему мнению, организации необходимо предоставить справку по форме 2-НДФЛ с новыми КПП и ОКТМО при смене юридического адреса, потому что пользователям данной отчетности необходимо идентифицировать налогового агента.
Данная справка является официальным документом, который представляет работодатель своим работникам и в контролирующие органы. По форме 2-НДФЛ налоговые органы идентифицируют налогового агента. КПП и ОКТМО являются обязательными реквизитами этой формы. Сведения о заработке могут быть затребованы работником для иных учреждений (например, банков), тогда у них тоже возникает необходимость идентификации налогового агента. Именно поэтому считаем целесообразным указывать актуальные сведения об организации.
Что касается второго вопроса, то необходимо отметить следующее. Согласно Порядку заполнения справки по форме 2-НДФЛ в разд. 2 указываются данные о физическом лице. В поле "Фамилия, имя, отчество" указываются фамилия, имя и отчество налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность. При заполнении поля "Адрес места жительства в Российской Федерации" указывается полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.
Законодательством также не урегулирован вопрос по заполнению справки по форме 2-НДФЛ при смене фамилии работницы и адреса ее места жительства. Справка за соответствующий период составляется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета налогового агента, которые, в свою очередь, могут и не содержать данных об изменении фамилии и адреса места жительства бывшей работницы. Но в то же время Порядок по заполнению справки устанавливает, что эти сведения заполняются на основе документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.
По нашему мнению, справка по форме 2-НДФЛ может быть заполнена работодателем как по старым, так и по новым данным налогоплательщика, потому что налогоплательщика можно идентифицировать и по старым, и по новым данным. Если справка по форме 2-НДФЛ будет составлена по старым данным, то установить личность возможно на основе паспорта и свидетельства о браке.
Если сведения о заработке будут заполнены с новой фамилией и адресом налогоплательщика, то работодатель не нарушит правил заполнения данной справки, потому что форма 2-НДФЛ будет заполнена на основе документа, удостоверяющего личность.
Н.А.Ситникова
Первый Дом Консалтинга "Что делать Консалт"
Региональный информационный центр
15.01.2016
