Вопрос: Руководитель организации решил передать кадровое делопроизводство сторонней организации по договору аутсорсинга. Правомерно ли передать аутсорсинговой организации право подписи всей кадровой документации, включая трудовые договоры и трудовые книжки работников? Если да, то как это оформить?
Ответ: В законодательстве не содержится запрета на передачу функций по ведению кадровой документации сторонней организации. Однако право подписания трудового договора от имени работодателя и ведения трудовых книжек работников сторонней организации не может быть передано.
Обоснование: Следует отметить, что законодательство Российской Федерации не содержит понятия "договор аутсорсинга". Условия сотрудничества между двумя организациями регулируются гражданским законодательством, в частности передача работы по ведению кадрового документооборота может быть осуществлена на основании Гражданского кодекса РФ по договору об оказании возмездных услуг. Согласно п. 1 ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
В силу этого между организацией-заказчиком и организацией-исполнителем заключается договор оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства.
Поскольку возложение работодателем на стороннюю организацию функций по ведению кадровой документации связано с передачей ей персональных данных работников, договор на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства с другой организацией может быть заключен при соблюдении условий, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ).
Но прежде этого в силу ст. 86 ТК РФ и ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ работодатель должен получить согласие работников на передачу персональных данных юридическому лицу, занимающемуся ведением кадровой документации работодателя.
ТК РФ не ограничивает возможности привлечения работодателем третьих лиц для обработки персональных данных работников. Более того, по смыслу абз. 1 ст. 86 ТК РФ обработку персональных данных может производить как работодатель, так и его представители.
При этом согласно ст. 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;
не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами.
Для заключения договора об оказании услуг по ведению кадрового делопроизводства организация-работодатель должна, прежде всего, получить согласие каждого работника на обработку его персональных данных сторонней организацией.
В случае получения согласия работников работодатель вправе поручить обработку их персональных данных (ведение кадрового, бухгалтерского учета и пр.) другому лицу. Однако это не освобождает его от ответственности перед работником (ч. 3 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
Отметим, что ответственность перед работником за действия третьего лица несет работодатель (ч. 5 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
В силу ст. 20 ТК РФ сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Работодателем может быть физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.
Сторонняя организация, которая ведет кадровое делопроизводство для юридического лица, не является работодателем для работников этой организации.
Таким образом, передать право подписывать трудовой договор от имени работодателя сторонняя организация не вправе.
По поводу возможности работодателя передать по договору свои функции по ведению трудовых книжек работников можно сообщить следующее.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Таким образом, ТК РФ не предусматривает возможности ведения трудовых книжек иной организацией, которая является представителем работодателя (если только представителем работодателя не является его работник, например, руководитель организации или работник отдела кадров).
Ни Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225), ни Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" также не предусматривают возможности ведения трудовых книжек иной организацией, которая не является работодателем.
Более того, в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
На лицо, не состоящее в штате работодателя, не может быть возложена указанная обязанность.
Передача указанных функций иным лицам не соответствует трудовому законодательству и может явиться основанием для привлечения работодателя и (или) его должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Д.Н. Конькова
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
28.12.2017
