Вопрос: Каков срок хранения справок, подтверждающих прием уведомлений о приеме на работу иностранных граждан? Если установлен срок хранения, какова ответственность за его нарушение? Может ли полиция или инспекция труда проверить наличие этих справок?
Ответ: Законодательством Российской Федерации напрямую не установлен срок хранения справок, подтверждающих прием уведомлений о приеме на работу иностранных граждан.
Вместе с тем полагаем возможным рекомендовать организациям обеспечить хранение вышеуказанных справок об уведомлении в течение пяти лет.
Данные справки могут быть запрошены сотрудниками полиции в рамках осуществления федерального государственного контроля (надзора) за трудовой деятельностью иностранных работников.
Административная ответственность непосредственно за нарушение срока хранения справок не установлена, в то же время должностные лица организации могут быть привлечены к ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
Обоснование: В соответствии с п. 8 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" работодатель или заказчик работ (услуг), привлекающие и использующие для осуществления трудовой деятельности иностранного гражданина, обязаны уведомлять территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере миграции в субъекте Российской Федерации, на территории которого данный иностранный гражданин осуществляет трудовую деятельность, о заключении и прекращении (расторжении) с данным иностранным гражданином трудового договора или гражданско-правового договора о выполнении работ (оказании услуг) в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты заключения или прекращения (расторжения) соответствующего договора.
Форма и Порядок подачи указанного уведомления (в том числе в электронном виде) установлены Приказом ФМС России от 28.06.2010 N 147 "О формах и порядке уведомления Федеральной миграционной службы об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности на территории Российской Федерации".
Приложением N 2 к Порядку представления работодателями и заказчиками работ (услуг) уведомлений о заключении и прекращении (расторжении) трудовых договоров или гражданско-правовых договоров о выполнении работ (оказании услуг) с иностранными гражданами или лицами без гражданства (Приложение N 21 к вышеуказанному Приказу), предусмотрен образец справки о приеме соответствующего уведомления (далее - справка об уведомлении).
При этом ч. 3 ст. 18.15 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за неуведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления территориального органа федерального органа исполнительной власти, осуществляющего федеральный государственный контроль (надзор) в сфере миграции, о заключении или прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора о выполнении работ (оказании услуг) с иностранным гражданином в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты заключения, прекращения (расторжения) договора, если такое уведомление требуется в соответствии с федеральным законом.
Таким образом, наличие справки об уведомлении может быть использовано для подтверждения факта уведомления территориального органа МВД России о заключении или расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранным работником при возникновении споров в части соблюдения вышеуказанной части ст. 18.15 КоАП РФ.
Согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении одного года со дня совершения административного правонарушения, в частности за нарушение трудового законодательства, иммиграционных правил, правил пребывания (проживания) в Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства, правил привлечения к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства (в том числе иностранных работников).
Одновременно согласно ст. 561 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень), срок хранения документов (информации, справок, сведений, списков, отчетов) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников составляет пять лет с отметкой ЭПК.
Таким образом, полагаем возможным рекомендовать организациям с учетом отсутствия в законодательстве Российской Федерации положений, устанавливающих срок хранения в организациях справок об уведомлении, а также с учетом положений ст. 4.5 КоАП РФ и ст. 561 Перечня обеспечить хранение справок об уведомлении в течение пяти лет.
В рамках осуществления федерального государственного контроля (надзора) за пребыванием и проживанием иностранных граждан и лиц без гражданства в РФ и трудовой деятельностью иностранных работников должностные лица вправе требовать всю необходимую информацию, подтверждающую цель и правомерность пребывания (проживания) на объекте проверки иностранных граждан, а также осуществление ими трудовой деятельности; документы и сведения, подтверждающие надлежащее исполнение положений миграционного законодательства в отношении иностранных граждан, а также иные документы и сведения, относящиеся к предмету проверки и необходимые для целей проверки. Кроме того, они вправе запрашивать и получать на основании мотивированного письменного запроса от работодателя, заказчика работ (услуг), принимающей (приглашающей) стороны информацию и документы, необходимые в ходе проведения проверки (п. п. 9 - 12 Административного регламента по исполнению Федеральной миграционной службой, ее территориальными органами и органами внутренних дел Российской Федерации государственной функции по осуществлению федерального государственного контроля (надзора) за пребыванием и проживанием иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации и трудовой деятельностью иностранных работников, утвержденного Приказом ФМС России N 367, МВД России N 807 от 31.07.2015).
Таким образом, не исключено, что сотрудники полиции при проведении проверок могут затребовать указанные справки. Поскольку срок хранения в организации непосредственно указанных справок нормативно не установлен, ответственности за его нарушение нет.
Вместе с тем за нарушение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526) виновное должностное лицо организации может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей.
Д.А. Мыльников
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
25.01.2018
