Вопрос: Локальным актом организации установлен предельный размер расходов в командировке. По возвращении из командировки работник представил документы, согласно которым расходы на наем жилья превысили установленный организацией размер таких расходов. Перерасход согласован не был. Обязана ли организация возместить расходы в повышенном размере? Если да, то учитываются ли указанные расходы в целях налога на прибыль?
Ответ: При представлении работником, вернувшимся из командировки, документов, согласно которым расходы на наем жилья превысили предел, установленный организацией в локальном акте, и перерасход с работодателем согласован не был, обязанность по возмещению данного перерасхода у работодателя отсутствует, но если по решению руководителя организации работнику будет возмещен перерасход на наем жилого помещения при представлении соответствующих документов, то данные расходы принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в размере фактических расходов.
Обоснование: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на наем жилого помещения.
Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан соблюдать локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.
Из п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения и об иных расходах, связанных с командировкой.
Согласно п. 11 указанного Положения иные расходы возмещаются при условии, что они понесены работником с разрешения руководителя организации.
Таким образом, обязанность по возмещению не согласованного с работодателем перерасхода в данном случае у работодателя отсутствует.
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения.
При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль доходы, полученные организацией, могут быть уменьшены на сумму экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов.
Следовательно, если по решению руководителя организации работнику будет возмещен перерасход на наем жилого помещения при представлении соответствующих документов, то данные расходы принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в размере фактических расходов.
П.С.Долгополов
ООО "СевИнтелИнвест"
08.04.2016
