Вопрос: Работница сменила фамилию в связи со вступлением в брак (в трудовой книжке это отражено), но потеряла свидетельство о заключении брака и принесла дубликат с другими серией и номером. Нужно ли отражать эти изменения в трудовой книжке и как их внести?
Ответ: В случае потери свидетельства о браке единственным документом, имеющим юридическую силу, будет являться дубликат свидетельства, соответственно, новые реквизиты дубликата, подтверждающего факт смены фамилии работницы в связи со вступлением в брак, необходимо отразить в трудовой книжке путем внесения дополнительной записи на внутренней стороне обложки с указанием причины изменения данных.
Обоснование: Дубликатом документа признается повторный экземпляр подлинника документа (п. 22 Национального стандарта РФ "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее - Национальный стандарт)). Соответственно, дубликат, как и подлинник, имеет юридическую силу. Согласно п. 15 Национального стандарта юридическая сила - свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Таким образом, в случае потери подлинника документа дубликат является единственным документом, подтверждающим факт государственной регистрации акта гражданского состояния.
Порядок изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника предусмотрен п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция). В соответствии с п. 2.3 Инструкции указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Изменения (дополнения), вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия по замене или дополнению ранее внесенных верных данных. Любое отклонение от установленных Инструкцией правил внесения изменений и исправлений в записи, содержащиеся в трудовых книжках, несет риск ответственности за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек.
Поскольку в рассматриваемой ситуации дубликат свидетельства о заключении брака у работницы является единственным документом, подтверждающим факт смены фамилии в связи со вступлением в брак, внесение изменений в ранее указанные верные данные в трудовой книжке в связи с выдачей дубликата свидетельства о браке является обязательным. На основании заявления работницы и представленного ею дубликата свидетельства о браке работодателю рекомендуется указать причину изменения ранее внесенных верных данных о свидетельстве о браке, то есть на внутренней стороне обложки трудовой книжки рядом с записью о смене фамилии сделать запись: "В связи с утерей свидетельства о браке и выдачей дубликата фамилия работника следующая - "Иванова" на основании свидетельства о заключении брака серия... номер..., выданного... отделением ЗАГС "__"_________ 20__ г.", обязательно заверив подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
В.И.Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
01.09.2016
