Вопрос: Работник был направлен в загранкомандировку, получил аванс на проживание наличными в рублях 25.07.2016. По возвращении из командировки составил авансовый отчет, к которому приложил счет от 29.07.2016 на проживание в гостинице, который частично оплатил за счет собственных средств. Расплачивался работник наличными денежными средствами. Справки о покупке валюты нет. Авансовый отчет утвержден руководителем 05.08.2016. По какому курсу Банка России нужно пересчитывать расходы, выраженные в иностранной валюте, для возврата перерасхода работнику?
Ответ: Если работник был направлен в загранкомандировку, получил аванс в рублях 25.07.2016, а по возвращении из командировки составил авансовый отчет (утвержден руководителем 05.08.2016), к которому приложил счет от 29.07.2016 на проживание в гостинице, который частично оплатил за счет собственных средств, но справка о покупке валюты отсутствует, то перерасход работнику выплачивается по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета 05.08.2016.
Обоснование: Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение N 749). Работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет не позднее трех дней со дня выхода на работу (п. 26 Положения N 749). В случае перерасхода работодатель должен его возместить работнику, правда, сроки для такого возврата законодательством не установлены.
По общему правилу денежные средства под отчет на загранкомандировку предполагается выдавать в иностранной валюте (п. 16 Положения N 749). Если у организации нет валютного счета, она может выдать работнику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Работник самостоятельно приобретает валюту, а затем согласно Инструкции Банка России от 16.09.2010 N 136-И "О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц" ему выдают документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой. Но работник может потерять такой документ. Возможно, что работник произвел обмен и не получил справку о приобретении валюты. Как в этом случае возмещать работнику перерасход, по какому курсу?
В Письмах Минфина России от 03.09.2015 N 03-03-07/50836 и от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059 по вопросу пересчета сумм в иностранной валюте для целей исчисления налога на прибыль при признании расходов на зарубежные командировки указано: в ситуации, когда работник не может подтвердить курс обмена (не представляет справку об обмене), на основании п. 10 ст. 272 Налогового кодекса РФ пересчет суммы в иностранной валюте должен производиться по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм. Так как в вышеприведенных Письмах говорится только о выданном авансе, то перерасход следует учитывать по курсу на дату утверждения авансового отчета согласно данным ранее разъяснениям в Письмах Минфина России от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324 и ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408.
На основании вышеизложенного при выдаче работнику аванса следует руководствоваться свежими разъяснениями Минфина России, а для погашения перерасхода продолжают действовать старые правила. Сроки утверждения авансового отчета устанавливаются документооборотом организации. В Письмах говорится о курсе валюты для учета в расходах, но считаем, что и для погашения задолженности перед работником следует использовать данные правила. Из вышесказанного следует, что перерасход работнику в данном случае выдается по курсу Банка России на 05.08.2016. Дата счета из гостиницы в данном случае значения не имеет.
Е.Б.Гусева
ЗАО Агентство правовой информации
"Воробьевы горы"
Региональный информационный
центр
28.07.2016
