Вопрос: Как учитывать в расходах по налогу на прибыль приобретение по залоговой стоимости и пополнение дорожной карты "Тройка" для работников с разъездным характером работы? Возможно ли оформление карты на этих работников и ее пополнение ими же?
Какими документами подтвердить данные расходы в целях налога на прибыль?
Можно ли списать такие расходы в момент пополнения карты, то есть до совершения работниками поездок?
Ответ: Организация-работодатель может закрепить любой способ компенсации расходов на проезд работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер. При налогообложении налогом на прибыль организаций такие расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при соблюдении требований ст. 252 Налогового кодекса РФ. Подтверждением осуществленных расходов в зависимости от способа оплаты могут являться чеки на пополнение баланса карты, выписка с банковской карты, иные платежные документы, детализация счета мобильного телефона.
В качестве документа, подтверждающего служебный характер поездки, может выступать утвержденный организацией документ, составленный работником, о совершенных им служебных поездках.
Залоговая стоимость электронной карты в расходах не учитывается.
Обоснование: Транспортная карта "Тройка" - электронная карта для оплаты проезда на городском транспорте. При оформлении взимается залоговая стоимость карты "Тройка" - 50 руб. Залог можно вернуть при возврате карты в кассу.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в частности расходы на проезд.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).
Таким образом, организация может закрепить любой способ компенсации расходов на проезд, в том числе посредством представления работнику карты, выдачи средств работнику для самостоятельного пополнения баланса карты или оплаты произведенных работником соответствующих расходов на проезд.
При исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87 (направлено Письмом ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@)).
Исключением является залоговая стоимость электронного носителя, которая в расходах не учитывается (п. 32 ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (ст. 252 НК РФ).
Следует обратить внимание, что способы прямого и удаленного пополнения баланса карты постоянно расширяются (через кассу организаций транспорта общего пользования, офисы агентов, с помощью мобильных приложений).
Подтверждением осуществленных расходов в зависимости от способа оплаты могут являться чеки на пополнение баланса карты, выписка с банковской карты, иные платежные документы, детализация счета мобильного телефона.
В качестве документа, подтверждающего служебный характер поездки, может выступать утвержденный организацией документ, составленный работником, о совершенных служебных поездках. Форма такого документа может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Поскольку в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ речь идет о возмещении расходов на проезд, произведенная оплата поездок может быть учтена при налогообложении только после осуществления поездки и подтверждения ее служебного характера (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
С.В.Разгулин
Действительный
государственный советник
Российской Федерации
3 класса
22.12.2016
