Вопрос: Вправе ли работодатель (коммерческая организация) предусмотреть на локальном уровне правило, согласно которому работник обязан незамедлительно сообщать администрации о любых изменениях, связанных с его личностью (о смене фамилии, имени, отчества, адреса места жительства, семейного статуса, состава семьи; о получении нового образования, наград; об изучении новых иностранных языков; о признании его инвалидом)?
Ответ: Законодательством не предусмотрена обязанность работника своевременно уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных (в частности, об изменении Ф.И.О., адреса места жительства, семейного положения, о получении инвалидности, получении нового образования, наград и об изучении иностранных языков).
Учитывая, что наличие актуальных персональных данных будет способствовать выполнению работодателем своих обязанностей и в ряде случаев устранит риск применения к работодателю ответственности за представление недостоверных сведений о работниках, такую обязанность работника работодатель вправе предусмотреть в своем локальном нормативном акте, установив конкретный срок представления изменений в персональных данных. Требование работодателя о незамедлительном сообщении указанных сведений не соответствует закону.
Обоснование: Рассматриваемые в вопросе сведения о работнике относятся к его персональным данным.
Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу - субъекту персональных данных (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").
При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор (в данном случае - работодатель) должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных (ч. 6 ст. 5, п. 2 ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).
Согласно п. 1 ст. 86 Трудового кодекса РФ обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Все персональные данные работника следует получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
Персональные данные работника содержатся во многих документах работодателя, в частности: в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), в личной карточке работника (унифицированная форма N Т-2 или самостоятельно разработанная форма), в трудовой книжке (п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69)).
Право работодателя запросить у работника документы, содержащие его персональные данные, предусмотрено в ч. 1 ст. 65 ТК РФ при приеме на работу. Также при поступлении на работу работник (застрахованное лицо) обязан сообщить работодателю (страхователю) сведения, предусмотренные пп. 1 - 8 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", для передачи в ПФР.
Работодатель-страхователь имеет право дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах по согласованию с соответствующим органом ПФР, а с 01.01.2017 - еще и по согласованию с налоговым органом (абз. 3 ч. 1 ст. 15 Федерального закона N 27-ФЗ, п. 7 ст. 2, ст. 24 Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование").
Законодательством не предусмотрена обязанность работника своевременно уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных. Нет такой обязанности работника ни в ч. 2 ст. 21 ТК РФ, ни в других статьях ТК РФ.
В то же время несвоевременное представление работником измененных персональных данных может негативно повлиять на исполнение работодателем своих обязанностей, в частности:
- по внесению изменений записей в трудовую книжку о Ф.И.О. и дате рождения, об образовании, профессии и специальности работника, которые производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов (п. 26 Правил, п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек);
- по выполнению обязанности страхователя в части представления в территориальный орган ПФР сведений о каждом работающем у него застрахованном лице, а также при изменении таких сведений. За представление недостоверных сведений страхователи несут ответственность (пп. 1 - 8 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2 ст. 9, пп. 2 п. 2 ст. 11, ст. 17 Федерального закона N 27-ФЗ);
- по выполнению обязанностей налогового агента по НДФЛ в части представления достоверных сведений в справках о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, содержащих персональные данные работников (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ). Допущение ошибки в показателях, идентифицирующих налогоплательщиков-работников (ИНН, Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные), может повлечь невозможность реализации в полном объеме прав работников, а также прав и обязанностей налоговых органов в части администрирования НДФЛ и, как следствие, ответственность налогового агента (ст. 126.1 НК РФ, Письмо ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515);
- по предоставлению работникам-инвалидам установленных для них гарантий (ст. ст. 92, 94, 96, 99, 113, 224 ТК РФ, ст. ст. 23, 24 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации"), а также представлению в военкоматы сведений об изменении состояния здоровья (получении инвалидности) работника, состоящего на воинском учете (п. 1 Порядка сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты (Приложение N 13 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008) (далее - Порядок, Методические рекомендации)).
В некоторых случаях работодателю нужно сообщать об изменении семейного статуса, состава семьи. Например:
- работнику может понадобиться отпуск без сохранения зарплаты до 5 календарных дней в связи с заключением брака, рождением ребенка или смертью близкого родственника, который предоставляется по письменному заявлению работника, и работодатель не вправе ему отказать (ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
- на работников, замещающих должности, в частности, в государственных корпорациях, иных организациях, создаваемых РФ на основании федеральных законов, работников, замещающих отдельные должности на основании трудового договора в организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами, распространяется ограничение на совместную работу близких родственников, связанную с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому (п. 5 ч. 1 ст. 16, ст. ст. 17, 18, 20 и 20.1 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", ст. 12.4 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции");
- сведения об изменении семейного положения работника, состоящего на воинском учете, работодатель должен направить в военкомат на основании свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака и другого, а также вносить такую информацию в личную карточку военнообязанного работника (п. 1 Порядка, пп. "б" п. 27 Методических рекомендаций).
Работодатель ведет личные карточки работников по унифицированной форме N Т-2 или по самостоятельно разработанной форме, и ему нужны актуальные сведения при заполнении в разд. I "Общие сведения" п. 5 "Знание иностранного языка", п. 9 "Состояние в браке", п. 10 "Состав семьи" и разд. VII "Награды (поощрения), почетные звания". На необходимость ведения личной карточки работника указывает п. 12 Правил, согласно которому с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Методические рекомендации говорят о том, что именно в личной карточке работника ведется воинский учет призывников и военнообязанных работников. Для заполнения этого кадрового документа в отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов, содержащих персональные данные работника, при заполнении личной карточки работника (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги (п. 24 Правил):
- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Работодатель также вправе предъявить к работнику, претендующему на вакантную должность или карьерный рост, требования, необходимые в дополнение к профессиональным стандартам либо типовым профессионально-квалификационным требованиям, в силу специфики работы организации или специфики должности (например, владение несколькими иностранными языками).
Каждый работодатель в пределах своей компетенции принимает локальные нормативные акты (далее - ЛНА), которые не должны противоречить ТК РФ и иным федеральным законам и ухудшать положение работников по сравнению с установленным законом (ч. 2 ст. 5, ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
На этом основании в утвержденном работодателем положении о персональных данных или в правилах внутреннего трудового распорядка можно установить обязанность работника сообщать работодателю об изменении своих персональных данных в определенный срок. Например, следуя аналогии закона (права), можно установить срок, не превышающий 7 дней со дня получения документов, подтверждающих изменение персональных данных (п. 2 ст. 314, ст. 6 Гражданского кодекса РФ, ч. 4 ст. 1, ч. 3 ст. 11 Гражданского процессуального кодекса РФ).
Требование работодателя о незамедлительном сообщении ему о любых изменениях, связанных с личностью работника, по нашему мнению, противоречит закону. Требование незамедлительного сообщения определенной информации установлено законодателем применительно к экстренным ситуациям, представляющим опасность жизни и здоровью людей, а также имуществу граждан и организаций. Согласно ч. 2 ст. 21 ТК РФ работник обязан незамедлительно сообщить работодателю или непосредственному руководителю только о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).
Формулировка в ЛНА может быть такой: "Работник обязан в срок, не превышающий 7 рабочих дней после получения документов, подтверждающих изменение персональных данных, лично либо через своего законного представителя сообщить работодателю (менеджеру кадровой службы) об изменении своих персональных данных (об изменении Ф.И.О., адреса места жительства, семейного статуса, состава семьи; о получении нового образования, наград; об изучении новых иностранных языков; о признании его инвалидом) и представить оригиналы подтверждающих документов, которые после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем (кадровой службой) возвращаются работнику".
Все работники должны быть ознакомлены под роспись с таким ЛНА (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68, п. 8 ст. 86 ТК РФ). Работники обязаны соблюдать требования ЛНА работодателя, не ухудшающие их положение по сравнению с установленным трудовым законодательством (абз. 3 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 56, п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Требование работодателя о сообщении ему изменений в конкретных персональных данных работников, установленное в ЛНА, должно быть связано исключительно с необходимостью выполнения работодателем своих обязанностей в соответствии с законом с учетом специфики его деятельности, выполняемых задач, статуса самой организации и категории работников. При этом такое требование не должно быть избыточным. Это снизит трудозатраты как работодателя, так и работника.
Е.В.Орлова
Начальник отдела аудита
ООО "ПАРТИ"
20.10.2016
