Вопрос: Планируется командировка работника за границу, работник получает визу (которую оплачивает изначально из собственных средств). По некоторым причинам поездка может не состояться.
Вправе ли организация включить сумму компенсации работнику стоимости визы в расходы по налогу на прибыль? Следует ли облагать сумму компенсации НДФЛ?
Виза открыта на год, и до срока окончания визы работник все же может поехать в эту командировку.
Ответ: В случае отмены командировки, по нашему мнению, с целью снижения налоговых рисков организации целесообразно не учитывать суммы стоимости визы, возмещаемые работнику, в целях налогообложения прибыли, даже если в дальнейшем работник и поедет в командировку. При отсутствии документов, подтверждающих оформление визы в целях командировки, полученная работником сумма в возмещение стоимости визы является его доходом в соответствии с п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ и облагается НДФЛ, поскольку не является суммой, выплачиваемой в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ в связи с исполнением работником трудовых обязанностей.
Обоснование: К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 03.06.2014 N 03-03-06/1/26511). Также в целях налогообложения прибыли можно учесть расходы на оформление визы, в том числе сопутствующие этому расходы - курьерскую доставку загранпаспорта, смс-оповещение (см. Письмо ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@).
Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если служебная поездка по каким-либо причинам была отменена, тогда у организации могут возникнуть сложности с признанием затрат.
В рассматриваемой ситуации командировка, для которой приобреталась виза, отменилась, но работнику организация возмещает ее стоимость, также организация не может быть уверена на сто процентов в том, что командировка в дальнейшем состоится.
Официальная позиция Минфина России и ФНС России по рассматриваемому вопросу заключается в том, что расходы на оформление и выдачу виз, если командировка не состоялась, не учитываются в целях исчисления налога на прибыль:
- Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134. В п. 1 данного Письма разъяснено, что расходы на оформление и выдачу виз, в случае если в силу сложившихся обстоятельств командировки не состоялись, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли, ведь такие затраты не связаны с поездкой работника, носящей производственный характер;
- Письмо ФНС России N ЕД-4-3/19756@. В п. 1 данного Письма налоговая служба, ссылаясь на Письмо Минфина России N 03-03-04/2/134, отметила, что с учетом требований п. 1 ст. 252 НК РФ об обоснованности и документальном подтверждении расходов затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой работника, носящей производственный характер;
- Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 14.09.2015 N Ф08-6323/2015 по делу N А32-521/2015. Суд установил, что виза, приобретенная для поездок в целях оперативного решения производственных вопросов и привлечения новых контрактов, не была использована.
Следовательно, по мнению суда, затраты на приобретение визы для предполагаемых поездок в производственных целях нельзя учесть в расходах в целях исчисления налога на прибыль, поскольку отсутствует факт состоявшейся командировки, носящей производственный характер.
Таким образом, расходы на оформление и выдачу виз в том случае, если в силу сложившихся обстоятельств командировки не состоялись, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли.
Также имеется и другая точка зрения, согласно которой у организации есть шансы для того, чтобы отстоять дело в суде, но для этого необходимо подготовить соответствующие документы.
Суды считают, что экономическую обоснованность расходов налогоплательщик определяет самостоятельно (см. Определения Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N N 320-О-П и 366-О-П). Судьи указывают, что для целей налогового учета не важно, состоялась поездка или нет. Главное, чтобы она изначально планировалась именно как производственная (см. Постановление ФАС Уральского округа от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2).
УФНС России по г. Москве в Письме от 23.12.2005 N 20-12/95309б также указало, что при отмене командировки стоимость виз можно учесть для налогообложения прибыли при наличии необходимых первичных документов.
В таком случае на работника помимо служебной записки должен быть оформлен приказ о командировке с указанием места, срока и цели командировки. Соответственно, на указанный документ должно быть распоряжение об отмене командировки работника с указанием причины отмены.
Если командировка не состоялась, а споров с контролирующими органами хочется избежать, наименее рискованным вариантом будет эти затраты вообще не учитывать при расчете налогооблагаемой базы.
Суммы, которые организация выплачивает работнику в качестве возмещения командировочных расходов, НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ). Эта же норма применяется и в случае, когда руководство отменяет поездку (п. 2 Письма Минфина России N 03-03-04/2/134). Но здесь обращаем внимание на то, что из составленных документов должно быть видно, что отменяется именно запланированная командировка работника. То есть применяются те же документы, что и для обоснования признания затрат.
При отсутствии подтверждающих документов полученная работником сумма в возмещение стоимости визы является его доходом в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ и будет облагаться НДФЛ, поскольку она не является суммой, выплачиваемой в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ в связи с исполнением работником трудовых обязанностей.
Е.В. Казакова
РУНА
Региональный информационный центр
29.12.2016
