Вопрос: Командированный работник представил подтверждающие документы к авансовому отчету (счет из гостиницы, расходы на такси). Имеется подозрение, что работник внес в них исправления (завысил сумму, подлежащую возмещению). Как поступить работодателю? Вправе ли он запросить данные из гостиницы и таксопарка и одобрить авансовый отчет на сумму, указанную в ответах из организаций (стоимость номера в этой гостинице в период командировки, стоимость поездок по расценкам таксопарка), если организации отказались представить дубликаты документов, выданных работнику? Если вправе, то достаточно ли уменьшения суммы в авансовом отчете или необходимо составлять внутренние документы и запрашивать объяснительную у работника?
Ответ: Если есть подозрение, что работник внес исправления в документы, подтверждающие гостиничные и транспортные расходы в командировке, тем самым завысив сумму, подлежащую возмещению, работодатель вправе запросить данные из гостиницы и таксопарка. При этом работодатель обязан оплатить командировочные расходы по авансовому отчету работника.
Уменьшение размера компенсации командировочных расходов либо взыскание выплаченных ранее сумм возможно после установления факта фальсификации документов в судебном порядке.
Обоснование: Работнику гарантировано возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ). Следовательно, работодатель не вправе отказать в возмещении указанных расходов.
При возникновении сомнений в подлинности представленных документов о расходах в период командировки работодатель имеет право запросить у работника объяснения в письменном виде.
Также работодатель вправе запросить у организации, предоставившей гостиничные услуги и услуги перевозки, документы, подтверждающие проживание и проезд работника в интересующий период с указанием стоимости услуг. При этом работодателю необходимо помнить, что обязанности представлять указанные сведения у гостиницы и таксопарка нет.
Так, Воронежский областной суд в Апелляционном определении от 23.08.2012 N 33-4504 указал, что взыскание с работника каких-либо сумм, связанных с авансовыми выплатами при направлении в служебную командировку, возможно произвести лишь по решению суда и при условии, что после утверждения авансового отчета были обнаружены злоупотребления правом и (или) фальсификация документов со стороны работника.
В связи с тем что организация не имеет полномочий устанавливать подлинность документов, для установления факта фальсификации документов в случае возникновения спора с работником и обращения в суд документы могут быть направлены на экспертизу.
В случае установления судом факта фальсификации документов работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 193 ТК РФ (см. Определение Московского городского суда от 08.06.2012 N 4г/8-4871/2012), в том числе и на основании п. 5 ч. 1 ст. 243 ТК РФ.
За использование заведомо подложного документа предусмотрена ответственность в соответствии с ч. 3 ст. 327 Уголовного кодекса РФ: штраф до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательные работы на срок до 480 часов, либо исправительные работы на срок до двух лет, либо арест до шести месяцев.
До тех пор пока у работодателя нет доказательств подделки представленных работником по возвращении из командировки документов или их исправления, оснований для уменьшения выплат по авансовому отчету нет.
Нарушение сроков выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по ч. 6 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
И.А. Васильев
Советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.
20.02.2017
