Вопрос: Работник поехал в командировку на личном автомобиле, организация возместила ему стоимость потраченных ГСМ. Правомерна ли позиция налогового органа, согласно которой организация неправомерно учла данные расходы в целях налога на прибыль, так как на путевом листе отсутствует отметка о техосмотре, а также не включена сумма компенсации в доходы работника, облагаемые НДФЛ?
Ответ: Позиция налогового органа неправомерна в случае, если предрейсовый контроль должен проводиться, отметка о нем на путевом листе отсутствует, однако организация представила в налоговый орган документы, предусмотренные п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), и иные документы, подтверждающие приобретение ГСМ.
Невключение организацией суммы полученной работником компенсации в доходы, облагаемые НДФЛ, не влияет на порядок признания для целей налога на прибыль расходов, связанных с выплатой компенсации.
Обоснование: В соответствии с требованиями ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать этому работнику: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, учитываются для целей налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.
При этом возмещение расходов работника, связанных с использованием его личного транспорта для поездки в командировку, производится в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 04.12.2015 N 03-03-06/70852).
Кроме того, в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли расходы признаются в случае их обоснованности, наличия их соответствующего документального подтверждения, а также при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Что касается документа, подтверждающего расходы на оплату ГСМ в период командировки, здесь необходимо учитывать следующее.
Согласно п. 7 Положения в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на транспорте, находящемся в собственности работника, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В отношении наличия соответствующих отметок в путевом листе необходимо учитывать следующее.
Статьей 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" установлено, в частности, следующее:
- юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны в том числе обеспечивать соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и не допускать транспортные средства к эксплуатации при наличии у них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения (п. 1);
- юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны в том числе организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта (п. 4).
Данный Порядок организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств утвержден Приказом Минтранса России от 06.04.2017 N 141 (далее - Порядок) и обязателен для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (п. 2 Порядка).
В случае если при предрейсовом контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в п. п. 6 и 7 Порядка, в соответствии с п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Порядок N 152), ставятся отметка "прошел предрейсовый контроль технического состояния" и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, проводившего предрейсовый контроль, даты и времени его проведения (п. 8 Порядка).
При этом п. 2 Порядка N 152 предусмотрено, что он обязателен для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих легковые автомобили.
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации) (пп. 5 п. 6 Порядка N 152).
При этом в Письме Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 (доведено Письмом ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@) указано, что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), наименование товаров (работ, услуг), их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
Данный вывод также подтверждается судебной практикой. Например, в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13.09.2016 N Ф08-6759/2016 налоговый орган не признал расходы организации на ГСМ ввиду отсутствия путевых листов, однако суд указал, что при наличии иных доказательств осуществления реальной хозяйственной деятельности и приобретения ГСМ, а также обосновывающих документов налоговый орган должен был определить действительные расходы по статье ГСМ расчетным способом.
С учетом изложенного если предрейсовый контроль должен проводиться, но отметка о нем на путевом листе отсутствует, то при представлении организацией для целей проведения налоговой проверки налоговому органу иных документов, предусмотренных п. 7 Положения, и прочих документов, подтверждающих приобретение ГСМ, позиция налогового органа по непринятию для целей налогообложения прибыли расходов, связанных с возмещением работнику стоимости ГСМ, использованных им в период служебной поездки (командировки) на личном легковом автомобиле, является необоснованной.
При этом невключение организацией суммы полученной работником компенсации в доходы работников, облагаемые налогом на доходы физических лиц, не влияет на порядок признания для целей налогообложения прибыли расходов, связанных с выплатой рассматриваемой компенсации.
Кроме того, данная компенсация не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц при соблюдении определенных требований законодательства Российской Федерации, а именно у организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (работнику организации); расчеты компенсаций, произведенные в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженные в письменной форме; документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя; документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина России от 30.04.2015 N 03-04-05/25434, Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731).
Е.Н. Соколова
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
12.02.2018
