Вопрос: Можно ли при направлении в командировку группы из нескольких работников выдавать все подотчетные средства одному из них (ответственному)? Каким образом в данном случае необходимо отчитаться за подотчетные средства: по возвращении каждый работник должен отчитаться за проживание в гостинице по отдельности или ответственный может представить чек на общую сумму за проживание всех работников?
Ответ: При одновременном направлении нескольких работников организации в командировку допускается выдача наличных денежных средств под отчет одному из работников.
Авансовый отчет по возвращении из командировки представляет именно подотчетное лицо. К авансовому отчету прикладываются все документы, подтверждающие фактические расходы, понесенные в командировке как самим подотчетным лицом, так и иными работниками, в расчете на которых выдавались денежные средства под отчет.
Обоснование: В соответствии с пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание) выдача наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется расходным кассовым ордером, составленным согласно письменному заявлению подотчетного лица, в котором указаны сумма наличных денег и срок, на который выдаются наличные деньги, а также содержатся подпись руководителя и дата.
Никаких ограничений, препятствующих тому, чтобы денежные средства на расходы, связанные с направлением в командировку одновременно нескольких работников, были выданы под отчет одному из них, действующее законодательство и нормативные правовые акты не содержат.
Очевидно, что необходимый размер суммы денежных средств определяется не самим подотчетным лицом, а именно руководителем организации в соответствии с поставленными перед работником задачами. В частности, в заявлении на получение подотчетных средств следует прямо указать, что подотчетное лицо берет на себя обязанность приобрести проездные билеты, оплатить проживание в месте командирования, а также иные понесенные с ведома и разрешения работодателя расходы за всех направленных в командировку работников (прямо поименованных в заявлении).
Авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами представляется главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу (по возвращении из командировки), подотчетным лицом (пп. 6.3 п. 6 Указания).
Таким образом, именно подотчетное лицо заполняет авансовый отчет с приложением подтверждающих понесенные расходы документов, в том числе оформленных на имя других находившихся в командировке работников, перечисленных в заявлении на выдачу средств под отчет.
Работники, которым не выдавались денежные средства под отчет, не имеют ни оснований, ни права представлять авансовый отчет.
Е.В.Воробьева
Член Научно-экспертного совета
Палаты налоговых консультантов
Российской Федерации,
к. э. н.
28.01.2015
