Вопрос: Организация приобретает топливо для нужд своей производственной деятельности по топливным картам. По итогам месяца поставщик предоставляет покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также реестр операций по карте. На АЗС работник получает чек при заправке автомобиля топливом. Однако некоторые чеки работники теряют. Нужно ли для подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль сохранять чек АЗС?
Ответ: Организации, приобретающей топливо для нужд своей производственной деятельности по топливным картам, следует сохранять чеки АЗС для целей подтверждения расходов для цели исчисления налога на прибыль, даже если по итогам месяца поставщик предоставляет покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также реестр операций по карте. В противном случае возможны споры с контролирующими органами.
Обоснование: Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Обязательные требования к оформлению первичной учетной документации предусмотрены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
В соответствии с п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470, кассовый чек - первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
Кроме того, по мнению УФНС России по г. Москве, высказанному в Письмах от 30.06.2010 N 16-15/068679@ и от 03.11.2009 N 16-15/115253, заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина.
Таким образом, по нашему мнению, организации необходимо сохранять чеки АЗС для подтверждения расходов для цели исчисления налога на прибыль, даже если по итогам месяца поставщик предоставляет покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также реестр операций по карте. В том случае, если работник потерял чек АЗС, необходимо затребовать с него объяснительную с указанием, когда и в каком количестве была осуществлена заправка и в связи с чем работник не представил чек в бухгалтерию. Такой документ наряду с прочими может служить косвенным подтверждением понесенных расходов.
О.А.Коренева
ООО "М-СТАЙЛ"
Региональный информационный центр
11.01.2015
