Вопрос: Работница отсутствовала на работе 30.03.2015 в период с 13.00 до 18.30 и 31.03.2015 в период с 10.00 до 10.30. При появлении работницы на рабочем месте в присутствии комиссии ей вручили уведомление с просьбой дать письменные объяснения причины ее отсутствия на рабочем месте. В устной форме работница сказала, что отказывается дать объяснения причин отсутствия на рабочем месте. На следующий день по электронной почте на адрес директора пришло объяснение от работницы, в котором она сообщила, что не отсутствовала на рабочем месте, а решила поехать работать домой с ноутбуком. Можно ли считать письмо, отправленное по электронной почте, объяснительной на выданное уведомление?
Ответ: Письмо, отправленное по электронной почте, нельзя считать объяснительной от работника в рамках исполнения положений ст. 193 Трудового кодекса РФ, ввиду того что работодателю достоверно не известно, отправлено ли оно работницей или другим лицом, так как не стоит подпись. В рассматриваемом случае рекомендуем распечатать электронное сообщение и попросить подписаться работницу под ним. При получении подписи от работницы можно считать, что объяснительная записка по факту отсутствия на работе получена.
Обоснование: Порядок наложения дисциплинарного взыскания определен ст. ст. 192, 193 ТК РФ.
В ст. 193 ТК РФ установлено, что до наложения дисциплинарного взыскания работодателем должно быть затребовано письменное объяснение от работника. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Если комиссия, утвержденная руководителем, выдаст работнице письменное уведомление с требованием представить объяснения по факту отсутствия на работе, рекомендуется подождать два полных рабочих дня для представления объяснений. Для правильного расчета рекомендуем день выдачи уведомления не засчитывать в период ожидания, срок начинает исчисляться со следующего дня. Например: работнице выдали уведомление в понедельник, работодатель ждет объяснений причины отсутствия на работе от работника вторник, среду, а в четверг с утра можно составить акт о непредставлении объяснений.
ТК РФ не содержит разъяснений, в каком виде должно быть оформлено объяснение в письменном виде. Из определения письменного документа следует, что это документ, информация которого зафиксирована знаками письменности (п. 27 разд. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).
Письменный документ может быть и не написан собственноручно. Главное, чтобы работодатель достоверно установил, что документ составлен работницей. По нашему мнению, под документом должна стоять подпись работника.
В сложившейся ситуации рекомендуем распечатать объяснительную, присланную работницей по электронной почте, пойти с документом в составе комиссии, утвержденной работодателем, к работнице с просьбой поставить подпись под документом. Если работница поставит свою подпись, то работодатель будет принимать решение, является ли причина отсутствия работницы на рабочем месте уважительной или нет. Если работница откажется подписывать, то рекомендуем составить акт с подписью всех членов комиссии, в котором необходимо подробно описать, при каких обстоятельствах и во сколько было предложено расписаться в объяснительной. Работодатель предлагает подписаться работнице под актом, а если она откажется, то зачитать его вслух и попросить расписаться в акте об отказе в подписи.
При наложении дисциплинарного взыскания работодателю необходимо учитывать требования п. 53 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации", в котором установлено, что руководству организации необходимо представить доказательства, свидетельствующие не только о том, что работник совершил дисциплинарный проступок, но и о том, что при наложении взыскания учитывались тяжесть этого проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ч. 5 ст. 192 ТК РФ), а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду.
Решение о применении дисциплинарного взыскания, как и любой другой вариант выражения воли работодателя, оформляется приказом.
Таким образом, если работница отправила объяснение причины отсутствия на рабочем месте по электронной почте, то работодателю достоверно не известно, отправлено ли оно работницей или другим лицом, так как не стоит подпись. В рассматриваемом случае рекомендуем распечатать электронное сообщение и попросить расписаться работницу под ним.
Е.Н.Гетьман
ЗАО "Сплайн-Центр"
Региональный информационный центр
19.05.2015
