Вопрос: Служебная командировка работника закончилась 29.12.2014, однако обратный билет он смог приобрести только на 02.01.2015.
Можно ли учесть в расходах для целей исчисления налога на прибыль стоимость обратного билета? Обязан ли работодатель оплатить работнику суточные и гостиницу с 29.12.2014 по 02.01.2015? Надо ли издавать приказ о продлении командировки до 02.01.2015? Если работник напишет заявление об отпуске на 30.12.2014 и 31.12.2014, повлияет ли это на возможность учета затрат на обратный билет в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль?
Ответ: Организация имеет право учесть стоимость обратного билета в целях исчисления налога на прибыль, если он был приобретен на дату позже срока окончания командировки при вынужденной задержке работника. Тот факт, что задержка носила вынужденный характер, нуждается в документальном подтверждении. Решение об оплате гостиницы и суточных на период задержки работодатель принимает самостоятельно. Мы рекомендуем издать приказ о продлении командировки при описанной в вопросе ситуации. При уходе работника в отпуск до отбытия к месту работы организация лишится права учесть расходы на обратный билет, так как, по мнению официальных органов, в таком случае работник возвращается из мест отдыха.
Обоснование: В целях гл. 25 Налогового кодекса РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Статья 168 Трудового кодекса РФ устанавливает, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Согласно п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение), порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения.
Исходя из п. 13 Положения в случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы на наем жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 настоящего Положения.
В соответствии с п. 14 Положения расходы на бронирование и наем жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, предусмотренных абз. 2 п. 11 Положения.
Согласно п. 19 Положения в случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки. В Письме Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244 было указано, что такими документами могут быть справки из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железной дороги и т.д.
Следовательно, расходы на проживание и наем жилья организация компенсирует при совокупности следующих условий:
- задержка работника носит вынужденный характер;
- работник представляет документы, подтверждающие вынужденный характер задержки;
- руководитель организации принимает решение о возмещении работнику расходов.
Рекомендуем оформить указанное решение приказом о продлении командировки.
Согласно Письму Минфина России от 11.08.2014 N 03-03-10/39800 при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.
Расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.
При этом указанные расходы включаются в налоговую базу по налогу на прибыль, если дата выбытия из места командировки к месту постоянной работы (дата отправления работника к месту командировки) совпадает с датой, на которую приобретен такой проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.
Таким образом, Минфин России посчитал, что разрешение руководителя на задержку работника в месте командировки является достаточным для учета понесенных организацией расходов на приобретение обратного билета в целях налога на прибыль.
Однако если после выполнения служебного поручения работник из командировки не возвращается, а остается для проведения отпуска, то в этом случае днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском. Соответственно, в рассматриваемом случае организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет работника от места проведения отпуска (Письмо Минфина России от 20.11.2014 N 03-03-06/1/58868).
В.Д.Пичужкин
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
20.04.2015
