Вопрос: Работник уехал в командировку, но не вернулся из нее вовремя по причинам личного характера. Все отчетные документы он отсканировал и переслал по электронной почте. Является ли цветная отсканированная копия командировочного удостоверения надлежащим подтверждающим документом в целях исчисления налога на прибыль, учитывая, что по возвращении из командировки оригинал командировочного удостоверения так и не был представлен?
Ответ: С 08.01.2015 в связи с изменениями, внесенными в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), необходимость в представлении командировочного удостоверения отсутствует. В то же время до вступления в силу вышеуказанных изменений цветная отсканированная копия командировочного удостоверения не могла являться документом, надлежащим образом подтверждающим факт командировки работника, а следовательно, такая копия не могла подтверждать понесенные расходы в целях исчисления налога на прибыль.
Обоснование: Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам (за исключением работников федеральных государственных органов, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений, государственных органов субъектов Российской Федерации, работников государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лиц, работающих в органах местного самоуправления, работников муниципальных учреждений) определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В связи с изменениями, внесенными в Положение и вступившими в силу 08.01.2015, был изменен порядок оформления командировки для целей возмещения расходов, понесенных работником.
Так, согласно п. 7 Положения фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Требование о представлении командировочного удостоверения утратило силу.
В то же время до внесения вышеуказанных изменений вопрос о правомерности предоставления цветной отсканированной копии командировочного удостоверения разрешался следующим образом.
В Письме ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 "О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)" было указано, что согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 НК РФ, и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (при выдаче таких документов в соответствии с законодательством Российской Федерации).
Статьями 313 и 314 НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах, в том числе в командировочном удостоверении, оформленном по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
ФНС России отметила, что командировочное удостоверение, являющееся необходимым приложением к авансовому отчету, и иные оправдательные документы должны быть надлежащим образом оформлены, то есть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Одним из обязательных реквизитов являются подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
При этом оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Отметим, что с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Таким образом, цветная отсканированная копия командировочного удостоверения не являлась до 08.01.2015 документом, подтверждающим факт командировки работника.
При исчислении налога на прибыль налогоплательщик не имел права ссылаться на такую копию.
В.Д.Пичужкин
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
21.04.2015
