Вопрос: Счет за проживание в гостинице работника организации, находящегося в командировке, был оплачен чужой банковской картой, владелец которой не является работником организации. Каким образом в таком случае будут учитываться работодателем командировочные расходы работнику организации при исчислении налога на прибыль?
Ответ: Если счет за проживание в гостинице работника, находящегося в командировке, был оплачен банковской картой, принадлежащей иному лицу, не являющемуся работником организации, то после возвращения из командировки наряду с иными документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, работник в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно представляет расписку владельца карты с подтверждением того, что работник организации возместил ему соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.
Обоснование: Возмещение расходов в связи со служебной командировкой регулируется нормами ст. 168 Трудового кодекса РФ.
Согласно ч. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Кроме того, во исполнение ст. 168 ТК РФ издано Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, согласно п. 11 которого работникам возмещаются расходы на проезд и наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Как указано в Письме ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д.
Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипы (квитанции электронного терминала) и другие документы, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.
Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.
Таким образом, в рассматриваемом случае указанные расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при соблюдении критериев, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ.
Т.В.Берилко
Главный специалист-эксперт
отдела методологии
бюджетного контроля и аудита
Департамента бюджетной методологии
Минфина России
01.06.2015
