Вопрос: Вернувшись из командировки, работник представил в бухгалтерию счет за гостиницу, оформленный не по форме N 3-Г, а другим бланком, распечатанным на принтере. Может ли организация учесть расходы на проживание в гостинице по такому бланку в целях исчисления налога на прибыль? Нужно ли включить в доход работника стоимость проживания, начислить НДФЛ и страховые взносы на эту сумму?
Ответ: В случае если представленный документ не отвечает требованиям Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение), и не содержит реквизитов, перечисленных в п. 3 Положения, то можно считать, что подтверждающие документы отсутствуют. Поэтому расходы не могут быть учтены как уменьшающие налоговую базу налога на прибыль. Если же все требования к составлению бланка строгой отчетности соблюдены, то данный документ возможно признать документальным подтверждением в целях исчисления налога на прибыль. НДФЛ и страховыми взносами компенсация данных расходов облагаться не будет при наличии соответствующего документального подтверждения.
Обоснование: Налог на прибыль
Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ работодатель возмещает работнику фактически произведенные в командировке расходы на наем жилого помещения независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов.
Подпункт 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов, как затраты на наем жилого помещения.
Пункт 1 ст. 252 НК РФ устанавливает общие для всех расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций, требования, которые распространяются и на расходы на наем жилого помещения.
Документ должен содержать обязательные реквизиты, указанные в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации; г) содержание хозяйственной операции; д) величину; е) наименования должностных лиц; ж) личные подписи указанных лиц. Постановлением Правительства РФ N 359 утверждено Положение, а также установлено, что формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники", могли применяться до 1 декабря 2008 г. Таким образом, форма N 3-Г, утвержденная Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121, для подтверждения в целях гл. 25 НК РФ расходов на проживание командированного работника в гостинице с 1 декабря 2008 г. применяться не может. Письмом Минфина России от 22.08.2008 N 03-01-15/10-303 разъяснено, что организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 данного Положения, если иное не предусмотрено п. п. 5 - 6.
Учитывая вышеизложенное, документ, составленный в подтверждение расходов на оплату услуг гостиницы, который соответствует требованиям Положения и содержит реквизиты, перечисленные в п. 3 Положения, удовлетворяет требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Организация может принять расходы на проживание в гостинице по такому бланку в целях расчета налога на прибыль.
В случае если документ не отвечает требованиям Положения и не содержит реквизитов, перечисленных в п. 3 Положения, можно считать, что подтверждающие документы отсутствуют. Поэтому расходы не могут быть учтены как уменьшающие налоговую базу налога на прибыль.
Налог на доходы физических лиц
Согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ оплата данных расходов в доход работника не включается и НДФЛ не облагается в случае документального подтверждения произведенных расходов. В случае отсутствия документов не облагается компенсация в пределах 700 руб. - по России и 2500 руб. - за пределами РФ.
Страховые взносы
Как следует из ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", не облагаются суммы возмещаемых работнику командировочных расходов в случае их документального подтверждения. В случае отсутствия подтверждения расходов страховые взносы начисляются в общеустановленном порядке.
Е.А.Артамонова
Группа компаний
"Аналитический Центр"
25.07.2015
