Вопрос: Работник обратился к работодателю с письменным заявлением о предоставлении ему копий графиков отпусков за последние три года (2014, 2013 и 2012 гг.). В течение какого периода времени работодатель обязан хранить график отпусков? Правомерен ли отказ работодателя?
Ответ: В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ (ст. 62 ТК РФ) работодатель обязан выдать по письменному заявлению работнику копии документов, касающихся трудовой деятельности только конкретного работника. Так как график отпусков - это локальный документ работодателя, в котором имеются данные всех работников организации, работодатель должен выдать работнику только выписку из графика отпусков по данному работнику. Таким образом, отказ работодателя в выдаче работнику копии всего графика отпусков правомерен.
В связи с тем обстоятельством, что графики предоставления отпусков работникам хранятся в организации в течение одного года после окончания действия графика, отказ работодателя в предоставлении выписки из графика отпусков за 2014 г. неправомерен. В предоставлении выписки из графика за 2012, 2013 гг. может быть отказано.
Обоснование: В соответствии с требованиями ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Таким образом, требованиями ст. 62 ТК РФ установлена обязанность для работодателя в выдаче копий документов, касающихся только конкретного работника.
В соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
В то же время график отпусков является локальным актом, содержит информацию и персональные данные иных работников организации. Следовательно, работодатель может выдать работнику не копию графика отпусков, а только надлежаще заверенную выписку из графика отпусков в отношении конкретного работника, подавшего работодателю соответствующее заявление.
Поэтому при обращении работника к работодателю за получением копии графика отпусков работодатель может отказать работнику в выдаче копии всего графика отпусков. Такой отказ работодателя будет правомерен.
График отпусков, как правило, оформляется работодателем по унифицированной форме N Т-7 "График отпусков" (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С 01.01.2013 указанные формы не являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, графики предоставления отпусков работникам хранятся в организации в течение одного года (п. 693 подраздела 8.1 разд. 8 "Кадровое обеспечение" данного Перечня).
Следовательно, графики отпусков за 2012, 2013 гг. работодатель хранить в 2015 г. не обязан. Таким образом, в связи с отсутствием графиков отпусков работников за 2012, 2013 гг. у работодателя отказ в предоставлении работнику выписки из них правомерен.
Ю.А.Доценко
Государственный советник юстиции
Российской Федерации
2 класса
Государственная инспекция труда
в Пермском крае
04.08.2015
