Вопрос: ООО, применяющее УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", оказывает стоматологические услуги. Главный врач ООО ездил в Лондон на бесплатную конференцию по имплантации, проживание оплачивалось за счет организаторов. Из документов, подтверждающих присутствие на занятиях, имеется только диплом (сертификат) (на английском языке), подтверждающий, что курс прослушан. Должно ли ООО начислять работнику суточные и в каком размере? Вправе ли ООО учесть расходы на приобретение электронных авиабилетов? Как документально подтвердить командировочные расходы для целей исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН?
Ответ: Если между работодателем и принимающей стороной заключен договор, в котором предусмотрена оплата расходов на командировку за счет принимающей стороны, то указанные в договоре расходы работодатель работнику не возмещает. При этом за работодателем сохранятся обязанность по оформлению командировки и выплате работнику командировочных расходов, не возмещаемых принимающей стороной, а также по выплате работнику суточных (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Размер суточных законом не органичен и устанавливается организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Стоимость электронного авиабилета может быть учтена в расходах для целей исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, при наличии распечатанного маршрута/квитанции электронного авиабилета и посадочного талона. Подтверждающими документами для признания суточных и иных расходов, связанных с командировкой, в целях исчисления единого налога по УСН будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами, в частности авиабилетами, дипломом и пр.
Обоснование: В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Отношения, связанные со служебными командировками, как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, регулирует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках).
В данном Положении о командировках предусмотрена обязанность работодателя по выплате суточных и иных расходов, связанных с командировкой, работнику, направленному в служебную командировку (п. п. 10 - 11 Положения о командировках).
Если между работодателем и принимающей стороной заключен договор, в котором предусмотрена оплата проживания за счет принимающей стороны, то указанные в договоре расходы работодатель работнику не возмещает. При этом за работодателем сохранятся обязанность по оформлению командировки и выплате работнику командировочных расходов, не возмещаемых принимающей стороной, а также по выплате работнику суточных. В данном случае выплата суточных преследует цель возместить работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием, а не расходы на проживание.
Что касается размера суточных, то в соответствии с п. 17 Положения о командировках он может быть любым, но должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о командировках).
При этом, выплачивая суточные при командировках за пределы территории РФ, необходимо учитывать, что за время нахождения в пути суточные выплачиваются в размерах:
- определенных для командировок в пределах территории РФ при проезде по территории РФ (пп. "а" п. 17 Положения о командировках);
- определенных для командировок за пределы территории РФ при проезде по территории иностранного государства (пп. "б" п. 17 Положения о командировках).
Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения о командировках).
Обязательность наличия оправдательного документа на сумму дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места жительства (суточных), законодательными и нормативными актами не установлена. ООО вправе закрепить внутренним локальным актом, что рассматриваемые расходы оформляются путем составления документа, который может быть назван, например, расчетом размера суточных, или же сумма суточных может быть просто указана в авансовом отчете в размере, рассчитанном командированным работником (форма N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55)).
Для налогоплательщиков, применяющих УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", порядок определения расходов установлен ст. 346.16 НК РФ. При этом специального порядка признания командировочных расходов гл. 26.2 НК РФ не предусмотрено. "Упрощенцы" могут учитывать командировочные расходы на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при условии их соответствия критериям, приведенным в п. 1 ст. 252 НК РФ, которые определяют, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которые должны быть экономически обоснованны (произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода) и документально подтверждены.
Указанные расходы принимаются к учету в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ.
Кроме того, расходы при УСН можно принять к учету только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Расходы, произведенные работником во время командировки (на наем жилого помещения, на проезд и пр.), подтверждаются соответствующими первичными документами: билетами, квитанциями, кассовыми чеками, путевыми листами и т.д.
В Письме Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-06/30062 чиновники не поясняют, как документально подтвердить обоснованность расходов на командировку. В более раннем Письме Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271 указано, что для учета расходов на командировку в целях налога на прибыль организации в целях подтверждения необходимо подтвердить:
- производственный характер командировки (приказ, служебное задание);
- продолжительность нахождения работника вне места постоянного жительства (командировочное удостоверение, ксерокопии страниц загранпаспорта, проездные документы);
- расчет размера суточных (например, справка бухгалтера);
- получение работником денежных средств (расходный кассовый ордер).
С 8 января 2015 г., направляя работников в командировку, не нужно оформлять командировочные удостоверения, а также составлять служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации"). Теперь основанием для командировки является решение руководителя организации. Причем форму этого документа работодатель определяет сам. Это может быть распоряжение или приказ. Приказ можно составить по унифицированной форме N Т-9 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) либо разработать свой бланк.
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы, произведенные им в связи с командировкой (п. 26 Положения о командировках). Если оправдательные документы составлены на иностранных языках, они должны иметь перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202, Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 07.12.2011 N 06АП-5190/2011, оставлено в силе Постановлением ФАС Дальневосточного округа от 20.03.2012 N Ф03-912/2012).
В данном случае подтверждающими документами для признания суточных в целях исчисления единого налога по УСН будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами, в частности авиабилетами.
Что же касается электронного авиабилета, то стоимость приобретенного электронного билета может быть учтена в расходах на основании абз. 1, 2 пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при наличии следующих документов:
- маршрута/квитанции электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета;
- посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Данные разъяснения подтверждаются в Письмах Минфина России от 19.06.2015 N 03-03-07/35548, от 19.08.2013 N 03-03-07/33656, от 07.06.2013 N 03-03-07/21188.
В случае потери посадочного талона подтвердить расходы на проезд можно справкой, выданной авиаперевозчиком, с информацией о том, что работник использовал авиабилет (Письмо Минфина России от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296).
Л.В.Попова
АКГ "Панацея ПРОФ"
12.09.2015
