Вопрос: Работник организации оплатил билеты своим коллегам, которые отправляются в командировку, с личной банковской карты. Как документально оформить возврат ему денежных средств в целях исчисления налога на прибыль? Возникает ли у работника доход, облагаемый НДФЛ?
Ответ: Возмещение работодателем работнику произведенных им расходов за счет собственных средств на оплату билетов своим коллегам, направляемым в командировку, законодательством о налогах и сборах квалифицируется для этого работника в качестве дохода, не подлежащего налогообложению (освобождаемого от налогообложения). Возмещение работнику данных расходов в целях исчисления налога на прибыль организаций следует оформить путем составления авансового отчета подотчетным лицом (данным работником) и вернуть ему денежные средства либо из кассы по расходному кассовому ордеру, либо перечислением на его банковскую карту с оформлением платежного поручения с указанием соответствующего назначения платежа.
Обоснование: Возмещение работодателем работнику стоимости оплаченных им проездных билетов для своих коллег, направляемых в командировку, в целях обложения НДФЛ следует квалифицировать в качестве дохода, не подлежащего налогообложению (освобождаемого от налогообложения), закрепленного в абз. 11 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ.
В целях исчисления налога на прибыль организаций для работодателя данная выплата подотчетному работнику, понесшему затраты на приобретение проездных билетов для своих коллег, направляемых в командировку, будет квалифицироваться в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.
Правовым основанием для этого является пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Возмещение работодателем данных денежных средств работнику документально следует оформить путем составления авансового отчета подотчетным лицом, в связи с тем что датой осуществления прочих расходов при методе начисления признается дата утверждения авансового отчета - для расходов на командировки (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Составление авансового отчета подотчетного лица и, соответственно, возмещение перерасходованных сумм работнику необходимы в целях соблюдения обязательного условия документального подтверждения расходов (абз. 2 и 4 п. 1 ст. 252 НК РФ) при исчислении налога на прибыль организаций.
К данному авансовому отчету для проверяющих необходимо приложить приказы о командировке работников, проездные билеты, расходный кассовый ордер на выплату перерасхода либо платежные поручения с указанием соответствующего назначения платежа.
А.Ю.Васильев
Советник государственной
гражданской службы РФ
3 класса
12.09.2015
