Вопрос: Вправе ли работодатель вести штатное расписание организации только в электронном виде?
Ответ: Работодатель вправе вести штатное расписание только в электронном виде, но в то же время рекомендуется его наличие и на бумажном носителе.
Обоснование: Штатное расписание является внутренним организационно-распорядительным актом организации, в котором отражается структура организации и определяются штатные состав и численность работников организации, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, должностные оклады, надбавки и месячный фонд заработной платы.
Обязательность наличия в организации штатного расписания прямо не установлена трудовым законодательством, однако подтверждается положениями ст. ст. 15, 57, 66, 81 Трудового кодекса РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 ТК РФ указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием).
Кроме того, в ст. 57 ТК РФ установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника.
С 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу положений Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" унифицированные формы по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", не являются обязательными к применению.
Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание, решает вопросы его изменения и дополнения.
Также в ч. 5 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ указано, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Форма штатного расписания, принятая работодателем, может быть использована во внутреннем электронном документообороте, в бухгалтерских системах, в которых включен функциональный модуль "Кадры" (например, "1С: Зарплата и кадры" и др.).
Вместе с тем при ведении штатного расписания в электронном виде рекомендуется его наличие в бумажном виде.
Использование электронных документов в настоящее время, по нашему мнению, имеет ряд недостатков, в частности, наличие технической возможности постоянного доступа к электронным документам.
Д.Н.Конькова
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
13.04.2016
