Вопрос: По заявлению работника ему выдана трудовая книжка для ее представления в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (обеспечение). Через некоторое время работник написал заявление об увольнении по собственному желанию, но до дня увольнения трудовую книжку работодателю так и не вернул. Как работодателю исполнить свою обязанность о внесении записи об увольнении в трудовую книжку?
Ответ: В случае если работнику по его заявлению была выдана трудовая книжка для представления в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (обеспечение), а впоследствии работник увольняется и отказывается ее вернуть, полагаем, что работодателю следует в письменной форме предложить работнику представить (вернуть) трудовую книжку для оформления прекращения трудового договора, а в случае отказа работника от возврата трудовой книжки следует составить соответствующий акт. Данные меры позволят работодателю доказать свою позицию по надлежащему исполнению требования законодательства по оформлению прекращения трудового договора и внесения записи в трудовую книжку.
Обоснование: В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно.
При этом работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Согласно п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Согласно ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.
Пунктом 35 Правил установлено, что работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Иных случаев, когда работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки работнику, нормативные правовые акты не предусматривают.
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Работодатель своим приказом назначает специально уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Таким образом, ответственность за сохранность трудовой книжки в случае, если работнику по его заявлению выдается трудовая книжка, тем не менее будет нести указанное должностное лицо.
В случае если работнику по его заявлению была выдана трудовая книжка для представления в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (обеспечение), а впоследствии работник собирается увольняться и отказывается ее вернуть для внесения записи об увольнении, полагаем, что работодателю следует поступить следующим образом:
1) в письменной форме предложить работнику представить (вернуть) трудовую книжку для оформления прекращения трудового договора;
2) в случае отказа работника от возврата трудовой книжки следует составить соответствующий акт.
Данные меры и имеющееся заявление работника на выдачу трудовой книжки, полагаем, позволят работодателю доказать свою позицию по надлежащему исполнению требования законодательства по оформлению прекращения трудового договора и внесения записи в трудовую книжку.
О.В.Кузнецова
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
07.09.2015
