Вопрос: Работник организации получил новый паспорт в связи с 45-летием. Нужно ли вносить изменения в трудовую книжку? Как правильно внести изменения в документы, содержащие персональные данные?
Ответ: В случае смены работником организации паспорта в связи с 45-летием меняются лишь серия и номер паспорта. В данной ситуации изменения в трудовую книжку не вносятся. Необходимо привести в соответствие записи в личной карточке работника и трудовом договоре.
Обоснование: Персональные данные работника содержатся в трех основных документах: трудовой книжке, личной карточке работника, трудовом договоре.
Личная карточка работника (форма N Т-2). В соответствии с п. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Следовательно, прежние сведения необходимо зачеркнуть одной чертой и сверху или рядом с соответствующей графой поместить новые данные и заверить подписью работника кадровой службы.
Трудовой договор. Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения рекомендуется отражать в дополнительном соглашении к трудовому договору. Формулировка может быть следующей: "В связи с изменением персональных данных работника стороны определили, что трудовой договор заключен с (Ф.И.О. работника) в соответствии с паспортом серии 12 34 N 567890, выдан 01.01.2015 ОВД района г. Москвы".
Трудовая книжка. В соответствии с п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Согласно п. 26 Правил изменение данных записей производится работодателем по последнему месту. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежние данные и записываются новые.
Законодатель не предусматривает внесение данных о серии и номере паспорта работника в трудовую книжку. Следовательно, смена паспорта в связи с 45-летием не повлечет за собой необходимости внесения каких-либо изменений в трудовую книжку работника.
Следует помнить, что законодательством не предусмотрена обязанность работника своевременно уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных. Однако в связи с тем что своевременное представление изменившихся персональных данных избавит работодателя от многих проблем, следует прописать в положении о персональных данных обязанность работника ставить работодателя в известность о таких изменениях в конкретный срок.
К.А.Голошов
ЗАО Агентство правовой информации
"Воробьевы горы"
Региональный информационный
центр
23.09.2015
