Вопрос: В связи с обнаружением дисциплинарного проступка работодателем от работника письменным уведомлением были затребованы письменные объяснения. Работник их представил в виде письма по внутренней корпоративной электронной почте, в которой используется простая электронная подпись. Правомерно ли при такой форме представления объяснений работника считать их непредставленными и составлять соответствующий акт о непредставлении объяснений? Правомерно ли принять объяснения работника в указанном виде и включить их в числе прочих доказательств в основу приказа о наказании работника? Меняется ли что-то в том случае, если работник является дистанционным?
Ответ: При представлении работником объяснений в виде письма по внутренней корпоративной почте, в которой используется простая электронная подпись, считать их представленными в надлежащем письменном виде, по нашему мнению, неправомерно. В данном случае по истечении двух рабочих дней работодатель должен зафиксировать непредставление работником объяснений в письменном виде с дополнительным указанием на представление объяснений, данных в виде электронного письма. Основывать на таком объяснении приказ о наказании нецелесообразно и неправильно, в числе документов - оснований приказа следует указать акт о непредставлении объяснений. Если объяснение по электронной почте представил дистанционный работник, оно может быть принято в качестве надлежаще составленного документа только в том случае, если оно подписано квалифицированной электронной подписью, а не простой.
Обоснование: Порядок применения дисциплинарных взысканий установлен ст. 193 Трудового кодекса РФ. В соответствии с данным порядком до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт.
Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Несмотря на то что деловая переписка по электронной почте заняла прочные позиции в сфере коммуникаций, в том числе внутри одной организации (корпоративная информационная система), сообщение, отправленное даже по защищенным каналам связи, которые используются внутри большинства организаций, но подписанное электронной подписью, не всегда принимается в качества доказательства отправления и получения сообщения конкретным лицом. В информационной системе общего пользования (участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано) аналогичная ситуация.
В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Исходя из дальнейших положений указанной нормы помимо работника и работодателя опосредованно в отношения между ними вступает аккредитованный удостоверяющий центр, который выдает сертификат ключа проверки электронной подписи, подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.
При использовании в переписке электронной подписи используются два ключа:
- ключ электронной подписи, представляющий собой уникальную последовательность символов, предназначенную для создания электронной подписи;
- ключ проверки электронной подписи, состоящий из уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи.
Видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись.
Согласно ч. 2 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Однако никаких оговорок касательно возможности применения подобного документооборота при оформлении документов, связанных с процедурой привлечения работника к дисциплинарной ответственности, в трудовом законодательстве не имеется. Соответственно, принять объяснение работника, направленное по корпоративной информационной сети, подписанное простой электронной подписью, в качестве равнозначного письменному документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью, нельзя.
Работодателю следует запросить объяснения работника повторно, указав на необходимость их представления в бумажном виде и с проставлением собственной подписи.
По истечении двух рабочих дней работодателю следует зафиксировать непредставление работником объяснений в письменном виде с дополнительным указанием на представление устных объяснений, данных в виде электронного письма. В связи с тем что автора электронного письма - объяснения достоверно установить нельзя, основывать на таком объяснении приказ о наказании нецелесообразно и неправильно. В числе документов - оснований приказа следует указать акт о непредставлении объяснений. Подобное решение в аналогичной ситуации представления работником объяснений только в виде письма по электронной почте суд счел правильным, не нарушающим порядок применения дисциплинарного взыскания к работнику (см. Апелляционное определение Московского областного суда от 28.10.2013 по делу N 33-23278/2013).
Невозможность использования электронной переписки в качестве доказательства направления и получения стороной трудовых отношений определенного документа также подтверждена и другим примером (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 24.01.2013 по делу N 11-85), в котором суд счел направление работнику требования о представлении письменных объяснений по поводу дисциплинарного проступка по электронной почте простым электронным письмом недостаточным доказательством соблюдения требований ст. 193 ТК РФ, в связи с чем признал примененное работодателем наказание незаконным.
Таким образом, в процедуре привлечения работника к дисциплинарной ответственности могут быть приняты только письменные объяснения работника, представленные на бумажном носителе.
В правоотношениях с дистанционным работником другая ситуация. ТК РФ содержит некоторые положения о возможности обмена электронными документами с работниками, принятыми на дистанционную работу. В соответствии с ч. 6 ст. 312.1 ТК РФ, в случаях если в соответствии с ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, представить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа. Однако при этом следует иметь в виду, что, если гл. 49.1 ТК РФ предусмотрено взаимодействие дистанционного работника и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи указанных лиц. При этом каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Таким образом, в том случае, если объяснение дистанционного работника подписано простой электронной подписью, оно также не сможет считаться равноценным письменному объяснению и, соответственно, быть принято в качестве надлежаще составленного документа, могущего лечь в основу приказа о наказании.
Н.В.Пластинина
Заместитель начальника
Службы юридического
сопровождения филиала
АО "РОСТ БАНК"
28.09.2015
