Вопрос: Водителям организации установлен разъездной характер работы, при этом имеются случаи, когда водители направляются в служебные поездки в выходные или нерабочие праздничные дни.
Какие документы необходимо оформить организации в таких случаях для подтверждения обоснованности расходов в целях исчисления налога на прибыль на выплату водителям суточных и оплату проживания?
Ответ: Для подтверждения обоснованности расходов на выплату суточных и оплату проживания водителям, которым установлен разъездной характер работы, при направлении их в служебные поездки в выходные или нерабочие праздничные дни следует оформить содержащий все предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете необходимые реквизиты первичный учетный документ, подтверждающий направление конкретных водителей в служебную поездку, и документы, подтверждающие привлечение водителей к работе в выходной или нерабочий праздничный день (приказ о привлечении к работе в выходной или нерабочий праздничный день, письменное согласие работника на работу в выходной или нерабочий праздничный день, документы, подтверждающие расходы на наем жилого помещения).
Обоснование: В соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса РФ работникам, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, возмещаются:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных выше работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ учитываемые при налогообложении прибыли расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.
Применительно к расходам, понесенным на выплаты, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ, Минфин России указывает, что такие расходы могут быть учтены при налогообложении прибыли как расходы на оплату труда (Письмо Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344) или как прочие обоснованные расходы (Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87 (направлено Письмом ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@)).
При этом действующим законодательством конкретные документы, подтверждающие служебные поездки работников, работа которых носит разъездной характер или осуществляется в пути, не определены.
По мнению Минфина России, для подтверждения расходов, связанных с разъездным характером работ, организация может использовать самостоятельно разработанные первичные документы, содержащие все необходимые реквизиты, установленные законодательством о бухгалтерском учете (Письмо Минфина России N 03-03-06/1/344).
Для обоснования выплаты суточных и возмещения расходов на проживание водителям, которым установлен разъездной характер работы, могут использоваться также путевые листы, если их фактическое оформление позволяет установить маршруты служебных поездок водителей и их продолжительность.
Если служебная поездка водителя осуществляется в его выходной день, необходимо дополнительно подтвердить, что в этот день водитель выполнял свои трудовые обязанности.
По общему правилу, установленному ст. 113 ТК РФ, работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.
Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их согласия допускается в следующих случаях:
1) для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;
2) для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества;
3) для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.
В других случаях привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии).
В любом случае привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя.
Следовательно, для привлечения водителя к работе в выходной день или в нерабочий праздничный день работодателю необходимо:
- получить письменное согласие водителя на работу в выходной или нерабочий праздничный день;
- издать приказ о привлечении водителя к работе в выходной или нерабочий праздничный день.
Исходя из вышеизложенного для подтверждения обоснованности расходов на выплату водителям, которым установлен разъездной характер работы, суточных и оплату расходов на проживание при направлении их в служебные поездки в выходные или нерабочие праздничные дни необходимо оформить следующие документы:
- содержащий все предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете необходимые реквизиты первичный учетный документ, подтверждающий направление конкретных водителей в служебную поездку;
- приказ о привлечении водителя к работе в выходной или нерабочий праздничный день;
- письменное согласие водителя на работу в выходной или нерабочий праздничный день;
- документы, подтверждающие расходы на наем жилого помещения.
А.В.Суворова
Первый Дом Консалтинга "Что делать Консалт"
Региональный информационный центр
20.06.2016
