Вопрос: Правомерно ли в целях налога на прибыль признать расходы на канцтовары, приобретенные подотчетным лицом на свои денежные средства, если заявление о выдаче денег под отчет оно написало после покупки? Как поступить, если, например, заявление завизировано руководителем 18.07.2016, а чеки - от 15.07.2016?
Ответ: Расходы на канцелярские товары, приобретенные подотчетным лицом на свои денежные средства, могут быть учтены при исчислении налога на прибыль при наличии подтверждающих документов.
В случае если заявление о выдаче денег под отчет завизировано руководителем 18.07.2016, а чеки датированы 15.07.2016, то авансовый отчет оформляется в общем порядке.
Подотчетное лицо сдает авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы на приобретение канцелярских товаров, в строке "Получен аванс из кассы" ставит ноль. В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Обоснование: В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Согласно пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на канцелярские товары.
Для целей исчисления налога на прибыль при приобретении канцелярских товаров подотчетным лицом важное значение будет иметь правильное оформление первичных документов, связанных с их приобретением.
В соответствии с пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Указанием Банка России N 3210-У не предусмотрена ситуация, когда работник произвел за свой счет расходы в интересах организации, а после этого обратился с заявлением о выдаче денег под отчет.
По нашему мнению, в такой ситуации организация не может быть лишена права учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль при наличии всех необходимых подтверждающих документов исходя из следующего.
На практике не всегда представляется возможным рассчитать сумму, выдаваемую под отчет на хозяйственные нужды организации. Поэтому в форме авансового отчета, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, предусмотрены строки "Остаток" и "Перерасход". Денег, выданных под отчет, может и не хватить, тогда подотчетное лицо несет расходы за свой счет, а в авансовом отчете указывает сумму перерасхода, которая возмещается ему после утверждения авансового отчета руководителем организации. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Таким образом, в случае если подотчетное лицо организации понесло расходы, не получив предварительно деньги под отчет, в авансовом отчете в строке "Получен аванс из кассы" ставится ноль.
В Письме Минфина России от 17.01.2012 N 03-11-11/4 также разъяснено, что при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах организации.
И.В.Просеков
Советник государственной
гражданской службы РФ
3 класса
18.08.2016
