Вопрос: Работник направлен в командировку на служебном автомобиле. Во время командировки произошла непредвиденная поломка автомобиля и водитель оплатил ремонт за счет личных средств. На командировочные расходы выдан аванс наличными, денежные средства на ремонт работнику не выдавались. Какими документами подтвердить срок пребывания работника в командировке и расходы в целях исчисления налога на прибыль в связи с новыми правилами по оформлению командировки?
Ответ: При проезде к месту командировки и обратно на служебном автомобиле срок пребывания работника в командировке может быть определен на основании служебной записки. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах, с приложением к нему документов, подтверждающих расходы, произведенные в командировке. Это в данном случае могут быть счет из гостиницы, путевой лист, кассовые чеки на бензин, счет на ремонт автомобиля, акт выполненных работ, квитанции на парковку и др.
Обоснование: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ, направляя работника в служебную командировку, работодатель обязан возместить работнику понесенные им расходы, в том числе расходы на проезд, проживание и др. Действующее законодательство не ограничивает работодателя в выборе транспорта, которым работник будет добираться до места командирования и обратно к месту работы. Это может быть служебный, арендованный, личный или попутный транспорт. При направлении работников в командировки работодатели должны руководствоваться Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).
При определении налоговой базы по налогу на прибыль организация может уменьшить полученные доходы на сумму обоснованных и документально подтвержденных расходов (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). При этом обоснованными расходами признаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными расходами - затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. При этом расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время командировки, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 11, 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
С даты вступления в силу Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" (8 января 2015 г.) отменены командировочные удостоверения, служебные задания и отчет о выполненной работе. Для подтверждения экономической обоснованности командировочных расходов необходимы приказ руководителя о направлении работника в командировку, авансовый отчет работника об израсходованных в командировке денежных средствах, а также документы, подтверждающие произведенные расходы.
При этом нормами п. 7 Положения N 749 был установлен порядок подтверждения фактического срока пребывания в командировке, когда работник едет в служебную поездку на личной машине или мотоцикле. В этом случае при возвращении из командировки работник должен был составить служебную записку, в которой указывалась дата начала и окончания поездки. Вместе с тем порядок подтверждения срока нахождения работника в командировке при проезде на служебной машине законодательно был не урегулирован.
Перечень документов, подтверждающих сроки командировки, был уточнен Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 N 771 "О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта "б" пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. N 257".
Теперь в общем случае фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам. При проезде к месту командировки и обратно по письменному решению работодателя на служебном, личном, арендованном транспорте время пребывания в командировке указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки с приложением документов, подтверждающих использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования (п. 7 Положения N 749 в редакции, действующей с 8 августа 2015 г.).
Представить в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы, произведенные в командировке, работник обязан вместе с авансовым отчетом в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", п. 26 Положения N 749). В данном случае это могут быть счет из гостиницы, путевой лист, кассовые чеки на бензин, счет на ремонт автомобиля, квитанции на парковку и др.
Роструд в Письмах от 10.04.2015 N 831-6-1 и от 15.05.2015 N 1168-6-1 рекомендует работодателям устанавливать порядок проезда в командировку на служебной машине в локальном нормативном акте организации, с которым работники должны быть ознакомлены под роспись (ст. 22 ТК РФ).
Таким образом, с 8 августа 2015 г. при проезде к месту командировки и обратно на служебном автомобиле срок пребывания работника в командировке может быть определен на основании служебной записки. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением к нему документов, подтверждающих расходы, произведенные в командировке. Это в данном случае могут быть счет из гостиницы, путевой лист, кассовые чеки на бензин, счет на ремонт автомобиля, акт выполненных работ, квитанции на парковку и др.
Т.Б.Нечаева
ООО "ИК Ю-Софт"
Региональный информационный центр
09.10.2015
