Вопрос: В организации поменялись название и, соответственно, печать, а также поменялся генеральный директор. Учредители организации остались прежние. Может ли организация продолжать вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заведена в 2013 г.? В прежней книге стоят бумажная пломба и подпись предыдущего генерального директора. Нужно ли заводить новую книгу? Как исправить ошибку по проставлению бумажной пломбы?
Ответ: При переименовании организации и смене генерального директора можно продолжить вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них. Рекомендуем ее заново скрепить сургучной печатью или опломбировать. Возможен и другой вариант: завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, закрыв предыдущую.
Обоснование: Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Если в 2016 г. в организации поменялся генеральный директор и изменилась печать организации, а в прежних книгах стоит бумажная пломба, которая подписана прежним директором, то журнал оформлен с нарушением требования действующего законодательства. Одной бумажной пломбы для оформления книги недостаточно.
Рекомендуем два способа решения данной проблемы.
Первый способ - это закрыть первый журнал. Законодательством четко не урегулирована процедура закрытия (окончания) книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
По нашему мнению, закрытие действующей книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться следующим образом: после последней внесенной записи рекомендуем оформить надпись о закрытии (прекращении) книги и о причине осуществления данного действия работодателем. Возможно составить акт с указанием необходимости закрытия книги и поставить подписи ответственных работников. Рекомендуем указать общее количество имеющихся записей в ней о трудовых книжках работников и вкладышах в них.
При этом закрытая прекращенная досрочно книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не уничтожается, продолжает храниться в организации. Согласно пп. "в" п. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них составляет 75 лет.
Второй способ - продолжить вести книгу учета трудовых книжек, в этом случае необходимо на последней странице книги указать, на основании какого документа произошло переименование организации. Например, на основании протокола решения общего собрания участников общества организация с такого-то числа стала называться по-другому. Нужно указать реквизиты протокола и (или) приказа по основной деятельности о переименовании, поставить дату и номер и с какого числа произошло переименование.
Далее заново прокалывается книга, указывается количество листов (страниц) в ней, вписываются сведения о должностном лице, которое является руководителем организации, фамилия, имя, отчество, личная подпись, дата оформления, проставляется круглая печать организации. Затем на выведенных хвостиках проставляется сургучная печать или пломба.
Таким образом, новый генеральный директор может продолжить вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ней, оформив ее с учетом требования законодательства (опломбировав ее или поставив сургучную печать). Другой вариант - это закрыть действующую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней с указанием причины прекращения книги и завести новую.
Е.Н.Гетьман
ЗАО "Сплайн-Центр"
Региональный информационный центр
02.09.2016
