Вопрос: Единственный учредитель ООО, не оформленный в штат организации, оплачивал наличными средствами расходы на заправку оргтехники, услуги транспортных организаций, представительские расходы. Товарные чеки, акты и счета-фактуры имеются. Вправе ли организация после оформления учредителя в штат учесть указанные расходы при исчислении налога на прибыль?
Ответ: Расходы на заправку оргтехники, оплату услуг транспортных организаций, произведенные наличными средствами учредителем организации, не могут быть учтены при исчислении налога на прибыль при отсутствии соответствующего договора организации с учредителем, предусматривающего оказание подобных услуг.
Само по себе оформление трудовых отношений с учредителем после оплаты им указанных работ, услуг не может являться основанием для учета организацией данных расходов при исчислении налога на прибыль.
Обоснование: В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В зависимости от вида деятельности организации расходы на заправку оргтехники, оплату услуг транспортных организаций могут включаться в состав материальных расходов в соответствии со ст. 254 НК РФ либо в состав прочих расходов в соответствии со ст. 264 НК РФ.
В силу положений пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Само по себе наличие в штате организации работника, который оплачивал указанные выше расходы, не дает право организации учесть данные затраты при исчислении налога на прибыль, поскольку в силу п. 1 ст. 252 НК РФ полученные доходы налогоплательщика могут быть уменьшены на сумму расходов, понесенных самим налогоплательщиком.
Указанные расходы должны быть оформлены организацией в соответствии с законодательством Российской Федерации либо документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в том числе отчетом о выполненной работе в соответствии с договором.
Например, в случае если расходы на хозяйственные нужды организации несет непосредственно работник этой организации, то для целей исчисления налога на прибыль оформление таких расходов осуществляется в порядке, предусмотренном Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
При отсутствии с физическим лицом трудовых отношений с ним может быть оформлен договор гражданско-правового характера.
При отсутствии указанных договоров организация не сможет документально подтвердить несение расходов.
И.В.Просеков
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
24.11.2016
