Вопрос: Обязаны ли банки хранить кредитные досье на своих клиентов по месту нахождения банковской организации или ее филиала? Если да, то в течение какого срока?
Ответ: Нормативными актами Банка России установлена обязанность банка вести досье заемщика (кредитное досье). Вместе с тем порядок ведения досье заемщика, а также сроки хранения содержащихся в нем документов устанавливаются кредитной организацией самостоятельно с учетом установленных требований и фиксируются в соответствующих внутрибанковских документах.
Обоснование: Досье (анкета) клиента представляет собой документ или совокупность документов клиента, которые собирает и ведет кредитная организация при осуществлении ею банковских операций и сделок.
Нормативными актами Банка России регламентируются содержание и порядок ведения досье (анкеты) клиента:
- в случае осуществления банком идентификации клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев в соответствии с требованиями п. п. 5.1 - 5.3 Положения об идентификации кредитными организациями клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (утв. Банком России 15.10.2015 N 499-П);
- п. п. 10.1 - 10.6 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов" установлен порядок ведения юридического дела клиента по его банковскому счету.
Кредитное досье представляет собой систематизированную по определенным параметрам совокупность документов о клиенте, запрашиваемых банком в целях рассмотрения кредитной заявки и заключения кредитного договора, а также последующего мониторинга исполнения клиентом взятых на себя договорных обязательств.
Порядок ведения кредитного досье клиента, перечень составляющих его документов и сроки их хранения законодательством, а также нормативными актами Банка России не урегулированы надлежащим образом.
Ранее требования к его ведению содержались в Методических рекомендациях к Положению Банка России "О порядке предоставления (размещения) кредитными организациями денежных средств и их возврата (погашения)" от 31 августа 1998 года N 54-П, утвержденных Банком России 05.10.1998 N 273-Т. В данном акте, в частности, предусматривалось, что все документы, представленные клиентом-заемщиком, получаемые банком-кредитором ответы на запросы банка-кредитора, а также документы, подтверждающие факт размещения (предоставления) денежных средств, в том числе договор/соглашение, дополнительные соглашения к нему, договоры залога и другие договоры и копии распоряжений, хранятся в досье клиента-заемщика, ведущемся банком-кредитором.
Банк определяет порядок формирования досье клиентов-заемщиков и организовывает их хранение в течение не менее пяти лет, а по истечении установленных сроков хранения передает их в архив, где досье клиентов хранятся в установленном порядке. Указанная работа осуществляется под руководством главного бухгалтера и руководителя соответствующего подразделения банка, в компетенцию которого входит размещение средств у клиентов.
Вышеназванные Методические рекомендации утратили силу в связи с изданием Письма Банка России от 30.12.2015 N ИН-03-13/4, в связи с чем единственным нормативным актом, в котором содержатся требования к ведению кредитного досье клиента, является Положение о порядке формирования кредитными организациями резервов на возможные потери по ссудам, по ссудной и приравненной к ней задолженности (утв. Банком России 26.03.2004 N 254-П) (далее - Положение).
Согласно п. 3.1.3 Положения вся информация о заемщике, включая информацию о рисках заемщика, фиксируется в досье заемщика. Информация, использованная кредитной организацией для оценки качества ссуды, включая оценку финансового положения заемщика, должна быть доступна органам управления, подразделениям внутреннего контроля кредитной организации, аудиторам и органам банковского надзора.
Также в досье заемщика включаются документально оформленные:
- профессиональное суждение, составляемое банком в соответствии с требованиями п. 3.1.1 Положения;
- решение уполномоченного органа управления (органа) кредитной организации о признании обслуживания долга хорошим по реструктурированным ссудам, а также по ссудам, предоставленным кредитной организацией заемщику для погашения долга по ранее предоставленной ссуде.
Банк также обязан не реже одного раза в квартал документально оформлять и включать в досье по портфелю однородных ссуд информацию о проведенном общем анализе состояния заемщиков и его результатах, в том числе профессиональное суждение кредитной организации о размере кредитного риска по портфелю однородных ссуд, а также информацию о расчете резерва.
Порядок составления и дальнейшего ведения досье заемщика отражается банком в его внутренних документах. В Письме от 20.02.2006 N 04-15-1/549 Банк России уточнил, что кредитная организация всю информацию о заемщике, включая информацию о рисках заемщика, должна отражать в досье заемщика. Порядок составления и дальнейшего ведения досье заемщика кредитная организация определяет во внутренних документах по вопросам классификации ссуд и формирования резерва с учетом требований Положения. При этом содержание досье кредитной организации - заемщика, на наш взгляд, должно определяться банком самостоятельно, в том числе в случае межбанковского кредитования с учетом специфики данного кредитования.
Информация, находящаяся в досье заемщика, должна быть достаточной для вынесения профессионального суждения о качестве ссудной задолженности, а также доступной органам надзора, в том числе и с точки зрения прозрачности и доступности использованных методов и (или) способов оценки риска.
Сроки хранения кредитных договоров, документов, подтверждающих предоставление кредитов и исполнение должником своих обязательств, заявок на получение кредитов установлены в ст. ст. 340 и 343 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, и составляют пять лет и один год после погашения кредита. Также установлен срок хранения документов, содержащих сведения, указанные в ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", и сведения, необходимые для идентификации личности. Они подлежат хранению не менее пяти лет.
При этом обращаем внимание, что в настоящее время во многих банках рассматривается вопрос о возможности ведения единого электронного досье клиента, связанного не только с расчетно-кассовым обслуживанием клиента, но и с его кредитным досье. При этом представленные клиентом документы оцифровываются и хранятся в электронном виде в соответствующих базах данных, доступ к которым открыт для работников, осуществляющих обслуживание данных клиентов, а также контролирующих и иных подразделений банка. В целях экономии размещение таких баз данных может осуществляться в рамках регионально распределенных операционных хабов, в которых создаются центры архивного и текущего хранения документов. Отдельные документы должны быть составлены и на бумажном носителе (Письмо Банка России от 20.10.2010 N 15-1-3-9/4939).
Д.Г.Алексеева
Московский государственный
юридический университет
имени О.Е.Кутафина
19.12.2016
