Вопрос: Курьеры в своей работе используют для передвижения в рамках рабочего времени общественные велосипеды. Организация компенсирует расходы на проезд работникам с разъездным характером работы. Какими документами возможно подтвердить понесенные расходы для целей исчисления налога на прибыль?
Ответ: Для использования работниками городских велосипедов организация может самостоятельно зарегистрироваться как пользователь системы и получить доступ к личному кабинету, а также производить оплату путем перевода с корпоративной банковской карты.
В качестве документов, подтверждающих расходы для целей исчисления налога на прибыль на аренду городских велосипедов, можно использовать распечатку из личного кабинета, выписку по корпоративной карте, также работники могут составлять маршрутные листы, где будут указываться маршруты передвижения в течение дня.
Обоснование: В соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в частности расходы на проезд.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами либо могут также устанавливаться трудовым договором.
Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Наряду с этим подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации и из этих документов должно быть четко и определенно видно, какие расходы были произведены. Конкретный перечень документов, подтверждающих фактические расходы налогоплательщика, НК РФ не установлен (Письмо Минфина России от 29.08.2017 N 03-03-06/1/55280).
Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, в частности, вправе осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт оплату расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя (п. 2.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П)).
Тарифы на аренду городских велосипедов утверждает Департамент транспорта г. Москвы.
Для использования городских велосипедов необходимо зарегистрироваться на сайте, через терминал либо через приложение "Велобайк" в телефоне. После регистрации возможно выбрать подходящий тариф и оплачивать посредством банковской карты.
Таким образом, при использовании работниками городских велосипедов организация может самостоятельно зарегистрироваться как пользователь и получить доступ к личному кабинету, а также производить оплату путем перевода с корпоративной банковской карты.
С.Ю. Сидоркина
ООО "ИК Ю-Софт"
Региональный информационный центр
06.12.2017
