Вопрос: Можно ли приложить к авансовому отчету копии кассовых чеков без сохранения оригинала?
Ответ: Взамен оригиналов чеков ККТ на бумажном носителе к авансовому отчету можно приложить распечатанные на бумажном носителе кассовые чеки, полученные в электронной форме, или ксерокопии бумажных чеков, заверенные подписью должностного лица организации.
Обоснование: В случае выдачи подотчетных сумм работникам основным первичным документом, подтверждающим расходы работодателя, является авансовый отчет, к которому прикладываются чеки ККТ (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ), пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", Письмо ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).
Причем авансовый отчет может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, Письмо Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250).
На данный момент при наличных расчетах и расчетах с использованием электронных средств платежа в большинстве случаев используются онлайн-кассы. В таком случае покупателю, как правило, выдается кассовый чек на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направляется кассовый чек в электронной форме (при наличии технической возможности) (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Следовательно, если продавец использует онлайн-кассу, то, как правило, чек ККТ, полученный в бумажном виде, может быть проверен и получен в электронном виде через мобильное приложение, размещенное на сайте ФНС России.
Кассовый чек, полученный покупателем (клиентом) в электронной форме и распечатанный им на бумажном носителе, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке, идентичны направленным покупателю (клиенту) в электронной форме кассовому чеку или бланку строгой отчетности (п. 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Однако до перехода на онлайн-кассы организации и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны были выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой чеки (ст. 5 Закона N 54-ФЗ (ред. от 08.03.2015)).
Вопрос хранения таких первичных документов до сих пор остается актуальным, так как период их получения и сохранения для целей документального подтверждения хозяйственных операций попадает в период налоговых проверок и в настоящее время.
В случае если налогоплательщиком получен кассовый чек на бумажном носителе, то все реквизиты, содержащиеся на нем, должны быть четкими и легко читаемыми в течение не менее шести месяцев со дня их выдачи (п. 8 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ).
Однако часто со временем чеки ККТ выцветают и содержащаяся в них информация становится не видна.
Минфин России в Письме от 17.09.2008 N 03-03-07/22 указывал на возможность подтверждения для целей налогообложения прибыли фактически осуществленных затрат на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг) ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека.
Следовательно, если чек ККТ в электронном виде получить не представляется возможным, рекомендуется сделать копии чеков, полученных в бумажном виде. Учитывая, что обязанность использования в подобных случаях печати отменена, полагаем достаточным заверить ксерокопии чеков подписью должностного лица организации, приложив оригиналы чеков (ст. ст. 2, 6 Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ").
Подготовлено на основе материала
О.Э. Сулеймановой
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
17.09.2018
