Вопрос: Распространяются ли требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) на заверение копий трудовых книжек? Как указать номер дела и год, если книжки хранятся в сейфе?
Ответ: Положения нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на порядок заверения копий трудовых книжек.
Если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.
Обоснование: Работодатель обязан по заявлению работника выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (ст. 62 Трудового кодекса РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила)).
Заверенной копией документа считается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
С 1 июля 2018 г. взамен старого ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" начал действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Данный Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие документы, в том числе включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), класс 0200000.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа) (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год"), и заверяется печатью организации, например:
Верно
Подлинник документа находится в ООО "Организация" в деле N 01 за 2017 год
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
02.07.2018
Вместе с тем по общему правилу стандартизация в Российской Федерации основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации").
Документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции (товаров, работ, услуг), если иное не установлено законодательством Российской Федерации (ч. 1 ст. 26 Федерального закона N 162-ФЗ).
Поскольку ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, во избежание утраты и повреждения трудовых книжек работников работодатели, как правило, хранят трудовые книжки не в номенклатурном деле, а в специальных лотках, ящиках, в сейфах (п. 45 Правил). Следовательно, так как требования ГОСТ носят рекомендательный характер, по нашему мнению, номер дела и год можно не указывать. Для того чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки, достаточно указать: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Организация".
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
17.09.2018
