Вопрос: При проверке трудовых книжек было обнаружено, что у работника имеется трудовая книжка образца 1973 г., но оформил ее первый работодатель 18.09.2006. Организация является вторым работодателем. Работнику сообщили о том, что его трудовая книжка является недействительной, и он представил документы (справку, копии приказов, трудовой договор), подтверждающие его стаж работы у первого работодателя. Как поступить организации?
Ответ: Трудовая книжка, которая была оформлена работнику на бланке старого образца 1973 г. после 01.01.2004, недействительна. В ситуации, когда первый работодатель при приеме работника на работу после 01.01.2004 оформил ему трудовую книжку образца 1973 г., а настоящий работодатель принял работника по такой трудовой книжке и позже, при проверке кадровых документов, это было выявлено, рекомендуем новому работодателю оформить дубликат. В него на основании документов, подтверждающих стаж работника у первого работодателя, нужно внести сведения о предыдущем месте работы. Недействительный бланк трудовой книжки образца 1973 г., заведенный после 2004 г., рекомендуем сохранить.
Обоснование: Основными документами, регулирующими порядок внесения записей, являются Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция) и Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление).
Трудовым законодательством предусматривается обязанность работодателя (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, трудовые книжки установленного образца (ст. 66 Трудового кодекса РФ). В настоящее время на территории РФ действует трудовая книжка образца 2004 г. (п. 2 Постановления). Если трудовая книжка заведена новому работнику с 18.09.2006, то есть позже даты 01.01.2004, то трудовая книжка образца 1973 г. не может быть использована. Работодатель должен был оформить при приеме на работу трудовую книжку нового образца 2004 г.
Рассматриваемая в вопросе ситуация не урегулирована трудовым законодательством РФ.
Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. В рассматриваемом случае у работника имеется трудовая книжка, только она заведена с нарушением действующего законодательства.
Остается другой вариант урегулирования данной ситуации - оформить дубликат.
Дубликат выдается в случаях, установленных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением (далее - Правила).
Согласно п. 22 Правил соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной (п. 22 Правил).
Согласно п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
В соответствии с п. 33 Правил при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
Ввиду п. 34 Правил при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил).
В рассматриваемом случае трудовая книжка работника непригодна в связи с тем, что выдана с нарушением действующего законодательства. В связи с этим рекомендуем работнику выдать дубликат с учетом требования п. 7.1 Инструкции.
Так как работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (п. 7.2 Инструкции).
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки (п. 7.2 Инструкции).
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу (п. 7.2 Инструкции).
Таким образом, если работнику оформили трудовую книжку образца 1973 г. после 01.01.2004, то она недействительна. Работодатель может оформить работнику дубликат и внести записи о предыдущем месте работы на основании подтверждающих документов.
Е.Н.Гетьман
ЗАО "Сплайн-Центр"
Региональный информационный центр
01.07.2016
