Вопрос: В организацию принят на временную работу гражданин РФ (на три месяца). Работодателю стало известно (из неофициальных источников), что данный работник проживал за границей и на момент заключения трудового договора (и в течение его действия) не является налоговым резидентом. Организация из его зарплаты удержала НДФЛ по ставке 30%. Однако работник утверждает: 1) ему не полностью выплатили зарплату; 2) обязанность подтверждать свой статус у него отсутствует, так как он является гражданином России и загранпаспорт не оформлял; 3) так как у работодателя отсутствует документальное подтверждение проживания работника за границей, организация не имеет права удерживать налог по ставке 30%. Как поступить организации в такой ситуации, чтобы минимизировать риски претензий контролирующих органов и работника? Будет ли организация привлечена к ответственности за неполную выплату заработной платы? Вправе ли работодатель удерживать НДФЛ по ставке 30% с дохода данного работника? Если да, то на основании каких документов?
Ответ: На момент заключения трудового договора (и в течение его действия) у организации отсутствует документальное обоснование факта проживания нового работника за границей. Информация из неофициальных источников не может являться документальным подтверждением такого факта. Ответственность за исчисление, удержание и перечисление НДФЛ, включая правильность определения налогового статуса получателя дохода, несет налоговый агент. Налоговый агент должен устанавливать налоговое резидентство любого физического лица, в том числе гражданина РФ. У работодателя отсутствовали правовые основания облагать доход работника НДФЛ по ставке 30%, а не 13%. В этом случае излишне исчисленный работодателем НДФЛ является по сути задолженностью по заработной плате, что классифицируется как административное правонарушение, ответственность за которое предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ответственность может быть применена как к должностному лицу, так и к организации.
Для минимизации риска претензий контролирующих органов и работника организации рекомендуем направить работнику письменный запрос о времени его пребывания на территории РФ в течение 12 последовательных месяцев, предшествующих дате приема на работу, и представлении, при наличии, соответствующих документов и/или получить его письменное заявление о том, что он пребывал на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение последних 12 месяцев.
Обоснование: Исчисление НДФЛ связано с понятием налогового резидентства. Налоговое резидентство определяется не по гражданству налогоплательщика, а по фактическому нахождению на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 Налогового кодекса РФ).
До истечения 183 дней нахождения в РФ доходы физического лица от трудовой деятельности должны облагаться НДФЛ как доходы нерезидента - по ставке 30%, резидента - 13% (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).
Налоговый статус работника следует определять на дату получения дохода. Причем в соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
Минфин России в Письме от 16.03.2012 N 03-04-06/6-64 указывает, что организация самостоятельно устанавливает налоговый статус физических лиц - получателей дохода, исходя из особенностей каждой конкретной ситуации.
В то же время НК РФ не закрепляет для налоговых агентов каких-либо правил подтверждения фактического времени нахождения налогоплательщика в РФ, а также не предусматривает специального порядка определения налогового статуса физического лица в зависимости от его гражданства (Письмо ФНС России от 23.09.2008 N 3-5-03/529@). Установление налогового статуса физического лица может осуществляться как на основе сведений, имеющихся у самого налогового агента (работодателя), так и сведений, представляемых налогоплательщиком.
В Письме ФНС России от 13.03.2008 N 04-1-01/0911 также указано, что НК РФ не содержит положений, обязывающих физических лиц - граждан РФ представлять налоговому агенту - российскому юридическому лицу официальное подтверждение налогового резидентства РФ.
Правоприменительная практика основывается на праве налогового агента требовать от налогоплательщика любые документы, оформленные в соответствии с законодательством, позволяющие установить количество календарных дней пребывания данного лица на территории РФ. Такими документами, например, могут являться справки с места работы, выданные на основании табеля учета рабочего времени, копия паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы, свидетельства о регистрации по месту временного пребывания.
Обезопасить работодателя от претензий контролирующих органов, касающихся порядка удержания с доходов работника НДФЛ, может заявление нового работника о том, что он пребывал на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение последних 12 месяцев. Данное условие можно закрепить в коллективных договорах, соглашениях и локальных нормативных актах.
Также рекомендуем организации при наличии сомнений в статусе физического лица направить ему письменный запрос о времени его пребывания на территории РФ в течение 12 последовательных месяцев, предшествующих дате приема на работу, и представлении, при наличии, соответствующих документов. Если по запросу документы он не представит, то, по мнению Минфина России, организация вправе рассматривать получателя дохода как налогового нерезидента (Письмо от 12.08.2013 N 03-04-06/32676).
В рассматриваемом случае у работодателя отсутствуют документы, подтверждающие, что работник проживал за границей и на момент заключения трудового договора (и в течение его действия) не является налоговым резидентом; у организации имеется лишь некая информация из неофициальных источников об этом факте. То есть говорить о наличии у организации обоснованных сомнений в том, что принятый на работу работник имеет статус налогового нерезидента, нельзя.
Как указывает Минфин России в Письмах от 12.08.2013 N 03-04-06/32676, от 16.03.2012 N 03-04-06/6-64, ответственность за правильность определения налогового статуса физического лица - получателя дохода, исчисления и уплаты налога в соответствии с его налоговым статусом лежит на организации - налоговом агенте.
НК РФ не содержит такого правонарушения, как излишняя уплата налога, - налоговым правонарушением считается (ст. 123 НК РФ) неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) НДФЛ налоговым агентом.
Соответственно, требование о взыскании излишне исчисленного налоговым агентом НДФЛ является по сути требованием о взыскании задолженности по заработной плате, которая должна быть полностью выплачена работнику по правилам ст. ст. 136 - 140 Трудового кодекса РФ.
Удержания по инициативе работодателя строго регламентированы ТК РФ. Статья 137 ТК РФ устанавливает правило, по которому удержания из заработной платы могут производиться только в случаях и на основаниях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. То есть работодатель не может произвольно удерживать какие-либо суммы из зарплаты, а должен руководствоваться нормами законодательства.
Если работодатель необоснованно удерживает НДФЛ с заработной платы по ставке 30%, это может быть классифицировано как нарушение законодательства о труде. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за такое нарушение предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на организации - в размере от 30 000 до 50 000 руб.
С 3 октября 2016 г. за невыплату или неполную выплату в установленный срок заработной платы и других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений (если указанные действия не содержат уголовно наказуемого деяния), работодатель и (или) должностное лицо могут быть привлечены к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ (в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 272-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам повышения ответственности работодателей за нарушения законодательства в части, касающейся оплаты труда").
Кроме того, при нарушении установленного срока выплаты зарплаты и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с процентами (денежной компенсацией) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со дня, следующего после определенного срока выплаты, по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК РФ). Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя (Письмо Минтруда России от 20.03.2015 N 14-1/ООГ-1830).
Учитывая вышеизложенное, считаем справедливым исходить из того, что на момент заключения трудового договора (и в течение его действия) у организации отсутствует документальное обоснование факта проживания нового работника за границей. Информация из неофициальных источников не может являться документальным подтверждением такого факта. Следовательно, у работодателя отсутствовали правовые основания облагать доход работника НДФЛ по ставке 30%, а не 13%. Ответственность за исчисление, удержание и перечисление НДФЛ, включая правильность определения налогового статуса получателя дохода, несет налоговый агент. Налоговый агент должен устанавливать налоговое резидентство любого физического лица, в том числе гражданина РФ. В этом случае излишне исчисленный работодателем НДФЛ является по сути задолженностью по заработной плате, что классифицируется как административное правонарушение, ответственность за которое предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Ответственность может быть применена как к должностному лицу, так и к организации.
Для минимизации риска претензий контролирующих органов и работника организации рекомендуем направить работнику письменный запрос о времени его пребывания на территории РФ в течение 12 последовательных месяцев, предшествующих дате приема на работу, и представлении, при наличии, соответствующих документов и/или получить его письменное заявление о том, что он пребывал на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение последних 12 месяцев.
Л.В.Попова
АКГ "Панацея ПРОФ"
28.07.2016
