Вопрос: Как правильно поставить подпись лица, ответственного в организации за ведение трудовых книжек, в трудовой книжке работника при увольнении? Является ли нарушением проставление подписи и только фамилии без инициалов? Нужно ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек?
Ответ: При проставлении подписи лица, ответственного в организации за ведение трудовых книжек, в трудовой книжке увольняемого работника рекомендуем руководствоваться нормами ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) и внести в трудовую книжку наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Обоснование: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
В п. 35 Правил установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).
Действующие нормативно-правовые акты не устанавливают правил заверения записей в трудовой книжке; в частности, в них не уточнено, правомерно ли проставление подписи и только фамилии без инициалов, а также следует ли указывать должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек.
Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
На наш взгляд, несмотря на то что положения ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), к которым трудовая книжка не относится, и требования данного ГОСТ являются рекомендуемыми (разд. 1), в рассматриваемом случае целесообразно руководствоваться данными положениями как общепринятыми.
Применительно к необходимости заверения записей в трудовой книжке печатью работодателя важно отметить следующее. В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ" (далее - Закон N 82-ФЗ), вступившим в силу 7 апреля 2015 г., акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью вправе, но не обязаны иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. При этом федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" в редакции Закона N 82-ФЗ).
В связи с этим необходимо отметить, что Правила утверждены Постановлением Правительства РФ, а не федеральным законом, кроме того, в настоящий момент ни один федеральный закон не устанавливает обязательности заверения печатью записей в трудовой книжке, из чего можно сделать вывод, что организации, не имеющие печатей, вправе не заверять записи в трудовых книжках работников печатями.
Между тем необходимо учитывать и позицию Роструда по указанному вопросу. Так, в соответствии с Письмом от 15.05.2015 N 1168-6-1 Роструд указывает, что требование заверять печатью записи в трудовой книжке необходимо считать обязательным, так как соответствующая обязанность установлена подзаконными актами (п. 35 Правил, абз. 2 п. 2.2, абз. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), принятыми во исполнение требований федерального закона (ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ)).
Несмотря на то что письма Роструда носят не обязательный, а рекомендательный характер, в целях минимизации возможных рисков при проверках контролирующих органов рекомендуем заверять записи в трудовых книжках печатью работодателя или печатью кадровой службы, а также любой другой печатью, содержащей сведения о наименовании и месте нахождения работодателя (см. Письмо Роструда от 22.11.2012 N 1450-6-1).
Е.А.Чершинцева
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
01.07.2016
