Вопрос: Работник по возвращении из командировки не представил посадочные талоны в связи с их утерей. Организация оплатила стоимость архивной справки, выданной авиаперевозчиком. Учитываются ли в налоговых расходах данные затраты?
Ответ: В случае когда за архивную справку заплатила организация, считаем необходимым уплаченную за справку сумму взыскать с работника. По нашему мнению, стоимость архивной справки оплачивает работник, потерявший посадочный талон. Если за него заплатила организация, то учесть в расходах стоимость справки она не вправе, так как в данном случае отсутствует экономическое обоснование данного расхода (ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Обоснование: Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Минфин России в Письме от 19.04.2013 N 03-03-07/13501 указал, что, если приобретен электронный авиабилет, оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Стоимость авиаперелета при отсутствии посадочного талона или справки от авиаперевозчика не учитывается в расходах по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61, от 08.05.2015 N 03-03-06/1/26918).
В архивной справке должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость: Ф.И.О. лица, осуществившего перелет, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета. Затребовать архивную справку может пассажир (Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168). Крупные авиакомпании устанавливают на своих сайтах ограничение на запросы организаций о предоставлении информации о перелете своих работников, ссылаясь на Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". При таких условиях пассажир может запрашивать справки, подтверждающие только его полеты.
Во избежание споров с работниками считаем необходимым разработать и утвердить в организации положение о командировках. В данное положение включить пункт, обязывающий работников по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней представлять в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, в том числе посадочных талонов. Также можно указать, что в случае утери посадочного талона работнику необходимо обратиться к авиаперевозчику за архивной справкой.
В случае когда за архивную справку заплатила организация, считаем необходимым уплаченную за справку сумму взыскать с работника. По нашему мнению, стоимость архивной справки оплачивает работник, потерявший посадочный талон. Если за него заплатила организация, то в расходах учесть стоимость справки она не вправе, так как в данном случае отсутствует экономическое обоснование данного расхода (ст. 252 НК РФ).
Е.Б.Гусева
ЗАО Агентство правовой информации
"Воробьевы горы"
Региональный информационный
центр
08.10.2016
