Вопрос: В организации будет проводиться проверка правильности исчисления пособий по временной нетрудоспособности. ФСС РФ предъявил требование о представлении документов, в частности трудовых книжек. Часть работников уволена, в связи с чем работодатель не может представить копии трудовых книжек таких работников. Правомерны ли будут действия работников ФСС РФ по отказу от возмещения расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности уволенным работникам?
Ответ: При проведении проверки правильности исчисления пособий по временной нетрудоспособности работники ФСС РФ вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Перечень документов, необходимых для проверки расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности, является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника.
Кроме этого, нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Следовательно, работодатель имеет право не представлять копии трудовых книжек уволенных работников и в этом случае ФСС РФ не может отказать в возмещении расходов.
Обоснование: В соответствии со ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" страховщик имеет право:
1) проводить проверки правильности начисления и уплаты страховых взносов страхователями в Фонд социального страхования Российской Федерации, а также выплаты страхового обеспечения застрахованным лицам, требовать и получать от страхователей необходимые документы и объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверок;
2) запрашивать у страхователей документы, связанные с начислением и уплатой страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, расходами на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, в том числе при выделении страхователю средств на указанные расходы сверх начисленных страховых взносов.
Проверяющий должен проверить правильность определения заработка, из которого исчисляются пособия. В связи с этим необходимо установить:
виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, действующей в организации;
правильность определения расчетного периода, за который исчисляется средний заработок;
правильность определения среднего дневного заработка;
правильность определения размера дневного пособия;
правильность исчисления страхового стажа.
Должностное лицо органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящее проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Требование о представлении документов может быть передано руководителю (уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (законному или уполномоченному представителю) лично под расписку, направлено по почте заказным письмом или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления указанного требования по почте заказным письмом оно считается полученным по истечении шести дней с даты отправления заказного письма (ч. 1 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").
Истребуемые документы могут быть представлены в орган контроля за уплатой страховых взносов лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы по телекоммуникационным каналам связи в форме электронных документов, подписанных уполномоченными на подписание таких документов лицами усиленной квалифицированной электронной подписью. Идентификация и аутентификация указанных лиц осуществляются с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ч. 2 ст. 37 Федерального закона N 212-ФЗ).
Перечень документов, которые должны быть представлены страхователем для принятия решения территориальным органом Фонда социального страхования Российской Федерации о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения, утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н (далее - Перечень).
К таким документам относятся:
1) письменное заявление страхователя;
2) расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения по форме, утверждаемой федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования, за соответствующий период, подтверждающий начисление расходов на выплату страхового обеспечения;
3) копии подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию документов (для пособий по временной нетрудоспособности - листок нетрудоспособности, заполненный в установленном порядке, с произведенным расчетом пособия).
Данный Перечень является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника.
Данный факт подтверждается судебной практикой. При этом учитывается тот факт, что работодатель не должен изготавливать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников.
Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.11.2011 по делу N А05-2144/2011 указано, что нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Фонд не привел ссылки на какие-либо иные нормативные акты, устанавливающие для работодателя (страхователя) такую обязанность. В связи с этим довод фонда, приводимый в обоснование позиции по делу о необходимости страхователя представить копии трудовых книжек уволенных работников, подлежит отклонению как не основанный на положениях действующего законодательства. Суды сделали правильный вывод о том, что фонд, при отсутствии иных причин, не вправе отказать страхователю в возмещении расходов по этому основанию.
Аналогичный вывод сделан судами в Постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.12.2015 по делу N А66-3360/2015.
Таким образом, из вышеуказанного можно сделать однозначный вывод о том, что при проведении проверки работники ФСС РФ вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы в пределах установленного Перечня, данный Перечень является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника.
Кроме этого, нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Следовательно, работодатель имеет право не представлять копии трудовых книжек уволенных работников и в этом случае ФСС РФ не может отказать в возмещении расходов.
И.М.Буцкая
ООО "ИК Ю-Софт"
Региональный информационный центр
31.08.2016
