Вопрос: В организации дистанционно работает гражданин РФ. Место работы указано как место фактического нахождения работника. Из неофициальных источников стало известно, что работник не находится на территории РФ более 183 дней в году, так как проживает за границей. НДФЛ удерживается по ставке 13%. Работник отказывается представить документы, подтверждающие факт нахождения за границей. Обязана ли организация проверять граждан РФ на наличие статуса налогового резидента? Какие последствия возникают для организации, если она и дальше будет удерживать НДФЛ по ставке 13%?
Ответ: Организация должна установить налоговое резидентство работника. В случае неправомерного неудержания НДФЛ с налогового агента подлежат взысканию пени, а также штраф в размере 20% от неудержанной суммы налога.
Если дистанционный работник не является налоговым резидентом РФ, то суммы удержанного НДФЛ являются излишне удержанными и должны быть возвращены работнику.
Обоснование: По общему правилу налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 Налогового кодекса РФ). Гражданство физического лица на порядок определения резидентства не влияет.
Обратите внимание!
Трудовое законодательство не предусматривает возможности заключения трудового договора о дистанционной работе с гражданином РФ, с иностранным гражданином или лицом без гражданства, осуществляющими трудовую деятельность за пределами территории РФ (ст. ст. 13 и 312.3 ТК РФ). Минтруд России рекомендовал осуществлять сотрудничество с такими гражданами в рамках гражданско-правовых отношений (Письма Минтруда России от 16.01.2017 N 14-2/ООГ-245, от 07.12.2016 N 14-2/ООГ-10811).
Статус налогового резидента
Для определения налогового статуса физического лица должен учитываться любой непрерывный 12-месячный период. То есть указанный период может начинаться в одном налоговом периоде и заканчиваться в другом. При этом в течение указанного 12-месячного срока не обязательно, чтобы собственно 183 дня были проведены в РФ непрерывно (п. 2 ст. 207 Налогового кодекса РФ).
Предполагаемый срок нахождения физического лица в РФ в расчет не принимается (Письмо Минфина России от 28.10.2010 N 03-04-06/6-258).
До истечения 183 дней нахождения в РФ доходы физического лица от трудовой деятельности в РФ должны облагаться НДФЛ как доходы нерезидента - по ставке 30%, если иное не предусмотрено п. 3 ст. 224 НК РФ.
Налоговое законодательство не устанавливает перечня документов, подтверждающих фактическое нахождение физических лиц в РФ.
Правоприменительная практика основывается на праве налогового агента требовать от налогоплательщика любые документы, оформленные в соответствии с законодательством, позволяющие установить количество календарных дней пребывания данного лица на территории РФ (Письмо Минфина России от 23.05.2018 N 03-04-06/34676). Такими документами, например, могут являться:
- справки с места работы, выданные на основании табеля учета рабочего времени;
- копия паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;
- свидетельства о регистрации по месту временного пребывания.
Когда документы, подтверждающие период нахождения физического лица в РФ, отсутствуют и есть обоснованные сомнения в том, что лицо является налоговым резидентом РФ, то налоговому агенту рекомендуется применять к доходам такого физического лица за выполнение трудовых обязанностей ставку НДФЛ не 13%, а 30% как минимум в течение шести месяцев с момента начала работы.
Налоговый статус определяется на каждую дату выплаты дохода. Таким правилом следует руководствоваться, если на момент приема на работу работник является нерезидентом (Письмо Минфина России от 01.09.2016 N 03-04-05/51258).
Окончательный налоговый статус физического лица, определяющий налогообложение НДФЛ полученных им за налоговый период доходов, устанавливается по итогам налогового периода (календарного года). В связи с изменением налогового статуса перерасчет производится по доходам, полученным с начала налогового периода, а не с момента такого изменения (Письмо Минфина России от 20.01.2017 N 03-15-06/2335).
К формам осуществления налогового контроля относятся, в частности, налоговые проверки налогоплательщиков и налоговых агентов, истребование документов, пояснений, получение налоговым органом информации как в порядке межведомственного взаимодействия, так и от иностранных государственных органов в рамках международных договоров.
Ответственность за исчисление, удержание и перечисление НДФЛ, включая и правильность определения налогового статуса получателя дохода, несет налоговый агент. Налоговый агент должен устанавливать налоговое резидентство любого физического лица, в том числе гражданина РФ (Письмо ФНС России от 22.05.2018 N БС-4-11/9701@).
Если налоговый орган выявит несвоевременное удержание НДФЛ, то с налогового агента подлежат взысканию пени согласно ст. 75 НК РФ, а также штраф по ст. 123 НК РФ в размере 20% от неудержанной суммы налога.
НДФЛ с доходов дистанционного работника
Доходы нерезидента облагаются в РФ, только если они получены от источников в РФ (ст. 209 НК РФ). НДФЛ в таком случае исчисляется по ставке 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ).
В отношении налогообложения выплат по трудовому договору о дистанционной работе надлежит учитывать следующее.
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).
Доходы от выполнения работы за пределами РФ относятся к доходам из источников за пределами РФ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). Поэтому такие доходы, полученные нерезидентами, в РФ не облагаются. Отметим, что в отношении дистанционных работников Минфин России дополнительно разъяснил, что если трудовой договор о дистанционной работе предусматривает нахождение рабочего места в иностранном государстве, то вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей по такому договору относится к доходам от источников за пределами РФ (Письмо Минфина России от 14.06.2018 N 03-04-06/40744).
В рассматриваемом случае организация, не зная места проживания своего дистанционного работника, может допустить ошибку в определении как статуса работника (резидент или нерезидент), так и источника выплаты дохода (места фактического выполнения работы). Иными словами, если работник не является налоговым резидентом РФ, то суммы НДФЛ, удержанные организацией с его заработной платы за работу за пределами РФ, являются излишне удержанными и должны быть возвращены работнику в порядке п. 1 ст. 231 НК РФ.
Подготовлено на основе материала
С.В. Разгулина,
действительного
государственного советника
Российской Федерации
3 класса
17.09.2018
