Вопрос: Обязан ли работодатель выдавать копии документов уволенному работнику (копии паспорта, ИНН, СНИЛС и других, на основании которых заполнялась личная карточка) по заявлению работника, который после увольнения согласие на обработку персональных данных не отозвал?
Ответ: По общему правилу работодатель как оператор персональных данных по заявлению бывшего работника обязан ознакомить его с теми персональными данными, которые он сообщал работодателю и которые имеются у работодателя в наличии.
В то же время, когда цель обработки персональных данных работодателем достигнута, персональные данные работника должны быть уничтожены в срок, не превышающий тридцати дней. В этом случае работодатель имеет право отказать бывшему работнику в представлении копий документов, которые он не обязан был хранить.
Обоснование: Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом (ч. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)).
В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку и уничтожить персональные данные (либо если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора, обеспечить прекращение обработки персональных данных) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом N 152-ФЗ или другими федеральными законами (ч. 4 ст. 21 Закона N 152-ФЗ).
Стоит отметить, что действующим законодательством не предусмотрена обязанность оператора сообщать субъекту персональных данных о прекращении обработки и уничтожении его персональных данных. Однако полагаем, что данная обязанность может быть возложена на оператора локальным нормативным актом. Следовательно, по общему правилу обязанность по уничтожению персональных данных наступает тогда, когда цель обработки этих персональных данных достигнута работодателем.
Работодатель не обязан хранить у себя копии документов, представленных работником в период действия трудовых отношений.
Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе информации, содержащей обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом. Оператор обязан сообщить в порядке, предусмотренном ст. 14 Закона N 152-ФЗ, субъекту персональных данных информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя (ч. 7 ст. 14, ч. 1 ст. 20 Закона N 152-ФЗ).
На основании изложенного работодатель вправе отказать бывшему работнику в предоставлении информации о его персональных данных, которая была уничтожена работодателем после прекращения трудовых отношений с данным работником.
В то же время если у работодателя фактически имеются персональные данные (в данной ситуации копии представленных работником документов), то как оператор персональных данных работодатель обязан ознакомить бывшего работника с персональными данными в течение тридцати дней с даты получения запроса. Способ и порядок ознакомления законодательно не установлены.
Е.В. Батенкова
Первый Дом Консалтинга "Что делать Консалт"
Региональный информационный центр
22.09.2017
