Вопрос: Организация отправляет в командировку одновременно десять работников. Можно ли оформить один приказ о выдаче под отчет сумм на командировочные расходы и один расходно-кассовый ордер? Или приказ и РКО должны составляться отдельно на каждого работника?
Ответ: Приказ руководителя о выдаче под отчет сумм на командировочные расходы может составляться как отдельно на каждого работника, так и один на всех работников. Количество выписываемых РКО будет зависеть от того, получает суммы на командировки один ответственный работник или же по подотчетным суммам будут отчитываться все работники по отдельности.
Обоснование: Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Учитывая изложенное, а также разъяснения Банка России от 13.10.2017 N 29-1-1-ОЭ/24158, можно сделать вывод, что распорядительный документ о выдаче подотчетных сумм может составляться один на всех работников, запрета на это в Указании Банка России N 3210-У нет. В этом случае в распоряжении или приказе, которые подписывает руководитель, нужно указать:
- Ф.И.О. подотчетного лица или лиц;
- сумму и срок, на который сумма выдается.
Что касается расходно-кассовых ордеров, то их количество будет зависеть от того, кому именно будут выдаваться денежные средства. Если согласно распорядительному документу с разрешения работодателя подотчетные суммы выдаются одному работнику для оплаты проездных билетов, проживания, а также иных расходов в командировке на всех командируемых работников, то РКО выписывается в одном экземпляре на ответственное лицо. И именно этот работник по окончании командировки согласно абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У будет обязан в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами, в том числе документами, оформленными на других работников.
Если приказом руководителя установлена выдача подотчетных сумм каждому командируемому работнику, то сделать это нужно на основании составленного отдельно на каждого работника расходно-кассового ордера. И по завершении командировки каждый работник отдельно отчитается по полученным под отчет суммам.
Таким образом, учитывая вышеизложенное, приказ руководителя о выдаче под отчет сумм на командировочные расходы может составляться как отдельно на каждого работника, так и один на всех работников. Количество выписываемых РКО будет зависеть от того, получает суммы на командировочные расходы один ответственный работник или же по подотчетным суммам будут отчитываться все работники по отдельности.
М.Г. Козлякова
ООО "М-СТАЙЛ"
Региональный информационный центр
15.12.2017
