Вопрос: Организация выдает работнику аванс на заграничную командировку в рублях, а работник затем обменивает их на евро. По какому курсу расходы в евро (подтверждающие документы - в евро) указываются в авансовом отчете в рублях? Как учесть расходы по налогу на прибыль, если при пересчете в рубли истраченная в евро сумма меньше выданной из-за изменения курса?
Ответ: Если работнику выдан аванс в рублях на заграничную командировку, расходы на командировку в целях налога на прибыль учитываются по курсу обмена, указанному в справке о покупке командированным лицом иностранной валюты, а в случае ее отсутствия - по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм.
Полагаем, что в аналогичном порядке определяется курс иностранной валюты, по которому командировочные расходы отражаются в авансовом отчете.
Обоснование: В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 Трудового кодекса РФ).
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации (ст. 166 ТК РФ).
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение)).
Кроме того, работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства возмещаются и некоторые дополнительные расходы (п. 23 Положения).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения).
Расходы на командировки в целях налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета.
В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса, задатка расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток).
В связи с этим Минфин России в Письмах от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 N 03-03-07/50836 отметил, что, если работнику была выдана сумма в рублях, которую он потратил на приобретение валюты, расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.
А в случае если работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм.
Полагаем, что в аналогичном порядке определяется курс иностранной валюты, по которому командировочные расходы отражаются в авансовом отчете.
Н.Н. Тактаров
Советник государственной
гражданской службы РФ
3 класса
10.08.2018
